В связи с повсеместным внедрением онлайн ККТ одним из самых популярных вопросов стало формирование чека коррекции онлайн-кассы. Поэтому на соответствующие особенности обратила внимание ФНС России в письме от 6 августа 2018 года № ЕД-4-20/15240, чтобы систематизировать всю информацию и методологически выстроить работу налоговых органов. Делимся с вами этой ценной информацией.

Когда формируют чек

Не все знают, когда потребуется чек коррекции ККТ. Однако в Законе от 22.05.2003 № 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении расчетов в Российской Федерации» этот момент чётко зафиксирован.

Говоря о том, когда используется чек коррекции в онлайн-кассах, нужно обратиться к абзацу второму п. 4 ст. 4.3 указанного закона. Согласно ему, кассовый чек коррекции пользователь формирует с целью исполнения обязанности по применению контрольно-кассовой техники, когда:

1. Ранее он провёл расчет без применения ККТ.
2. Применения ККТ с нарушением требований законодательства РФ кассовой технике.

Какой аппарат использовать

ФНС обращает внимание на важный нюанс, как сделать чек коррекции на онлайн-кассе. Дело в том, что законодательство РФ не обязывает пользователя аппарата корректировать расчеты именно на той единице ККТ, которая ранее не была применена либо при применении которой был произведен неверный расчет.

Условия освобождения от штрафа

На законных основаниях уйти от штрафа по частям 2, 4 и 6 с. 14.5 КоАП РФ можно, если добровольно заявить в ИФНС в письменной форме о допущенных нарушениях, если соблюдены вместе следующие условия:

1. На момент обращения с заявлением налоговый орган не располагает соответствующими сведениями и документами о совершенном административном правонарушении.
2. Представленные сведения и документы достаточны для установления события административного правонарушения.

Поэтому при формировании чека коррекции по кассе для освобождения от административной ответственности нужно обеспечить достаточность сведений в нём. Но как сформировать чек коррекции в этом случае?

Он должен позволять точно идентифицировать конкретный расчет, в отношении которого применена корректировка. Например, в форме указания фискального признака документа, ранее некорректно сформированного с применением ККТ (в т. ч. с применением иной единицы ККТ).

Указанный фискальный признак документа и иные реквизиты приводят в кассовом чеке коррекции согласно Методическим указаниям по формированию фискальных документов при проведении отдельных видов расчетов. Их можно найти на сайте https://kkt-online.nalog.ru .

Если коррекция чека в онлайн-кассе нужна по причине расчета без применения ККТ, такой фискальный документ должен содержать (помимо обязательных реквизитов самого кассового чека коррекции) реквизиты, соответствующие расчету, который имел место без проведения по кассе. То есть, это дата, наименование товара (работы, услуги), адрес расчета и другие реквизиты согласно приказу ФНС от 09.04.2018 № ММВ-7-20/207.

Вышеуказанные правила применения кассового чека коррекции работают только при использовании форматов фискальных документов версии 1.1.

Если формат 1,05

Совсем другой подход должен быть, как пробить чек коррекции на онлайн-кассе при использовании форматов фискальных документов версии 1.05: здесь для аннулирования некорректно сформированного кассового чека кассовый чек коррекции не применяют .

ПРИМЕР

При корректировке кассового чека с признаком расчета «приход» нужно:

1. Сформировать идентичный некорректному кассовый чек с признаком расчета «возврат прихода».
2. В нём отразить фискальный признак некорректно сформированного кассового чека.
3. Затем сформировать корректный кассовый чек с признаком расчета «приход».

А как оформить чек коррекции по онлайн-кассе в отношении кассового чека с признаком расчета «расход»? ФНС отвечает, что аналогичным способом.

Когда необходимо скорректировать расчет, ранее проведенный без ККТ, при использовании фискальных документов версии 1.05 формируют кассовый чек коррекции с признаком расчета «приход» или «расход» и иными реквизитами, предусмотренными для этой версии форматов.

Правила указания сумм

Есть важный нюанс, как провести чек коррекции по онлайн-кассе: каждая корректируемая сумма расчета должна быть отражена в чеке коррекции отдельной строкой .

Соответственно, указание только общей суммы корректируемых расчетов (как проведенных с ошибкой, так и без ККТ), по мнению ФНС, не может быть достаточным для установления события административного правонарушения (т. к. невозможно идентифицировать из такой суммы конкретный расчет).

Таким образом, в случае корректировки только общей суммой расчетов при использовании форматов фискальных документов версий 1.05 и ниже для освобождения от штрафа по ст. 14.5 КоАП РФ нужно обязательно направить в ИФНС в дополнение к сформированным кассовым чекам коррекции и/или новым чекам, сформированным для исправления некорректных, сведения и документы, достаточные для установления каждого события нарушения (т. е. идентификации каждого конкретного расчета).

Что касается использования форматов фискальных документов версии 1.1, в дополнение к кассовым чекам коррекции направление таких сведений и документов, достаточных для установления каждого события правонарушения, нужно для однозначного применения налоговым органом освобождения от административной ответственности согласно примечанию к ст. 14.5 КоАП РФ.

Ошибки кассира (неправильно указанная сумма в чеке, непробитие) оформляются чеком коррекции. Документом фиксируются только ошибки кассира или внештатные ситуации (например, непробитие документа из-за отключения электричества), а возврат товара оформляется обычным чеком с признаком расчета – «возврат прихода».

При работе на онлайн кассе ошибки кассира оформляются специальным документом – чеком коррекции. При этом не стоит путать коррекционный чек и чек на возврат товара.

Если покупателем производится обычный кассовый документ с типом расчета «возврат прихода». От покупателя должно быть получено документальное подтверждение факта возвращения товара. Для этого в произвольной форме пишется заявление с указанием ФИО лица, возвращающего товар, паспортные данные и основание возврата. Продавцом составляется товарная накладная.

В каких случаях составляется коррекционный чек

Документом оформляются ошибки кассира-операциониста:

• указание в документе суммы меньшей, чем получено от покупателя (неучтенная выручка);
• указание суммы большей, чем получено, или непробитие документа (недостача).

Также оформляются внештатные ситуации:

• непробитие кассового документа вследствие отключения света или электричества;
• выход из строя кассового аппарата.

Как оформить коррекционный чек при неучтенной выручке

Если кассир ошибочно указал в сумму меньшую, чем было получено от покупателя, в кассе образуется неучтенная выручка, за которую налоговый орган будет вправе оштрафовать предпринимателя или компанию, так как, по его мнению, на излишек по кассе чек выбит не был. Налицо неприменение ККТ, которое карается штрафом от 10 000 до 30 000 руб.

Ситуацию можно исправить, оформив чек коррекции. Перед этим необходимо составить бумагу, обосновывающую формирование данного чека, – например, служебную записку, в которой указать причину возникновения ошибки. Документ должен иметь номер и дату.

После того как чек направлен ОФД, рекомендуется в письменной форме (при обращении в ИФНС или через Личный кабинет на сайте ФНС) уведомить налоговый орган о факте неприменения ККТ и составлении в результате этого чека коррекции.

Обратите внимание! Если налоговый орган узнал о неприменении ККТ раньше, чем это заметил кассир, то тип коррекции будет «операция по предписанию», а основание – «дата, номер и наименование документа, вынесенного налоговой инспекцией».

Как оформить коррекционный чек при недостаче

Если в кассовом документе указывается сумма большая, чем получена от покупателя, в кассе образуется недостача. С точки зрения ФНС это не является нарушением порядка применения онлайн-кассы. Об этом факте, как в случае в неучтенной выручкой, сообщать в ИФНС не нужно.

Когда оформляется коррекционный чек

Новый закон, внесший изменения в порядок расчета с покупателями, не содержит указания на то, когда можно оформить чек коррекции. Расширенное толкование п. 4 ст. 4.3. 54-ФЗ подразумевает возможность его составления в любой день, когда была выявлена ошибка. Основным условием является открытие в рабочую смену, а не в промежутке между ними.

Для того, чтобы дать определение этому фискальному документу, стоит сказать, что его назначение - это корректировка суммы в кассе организации. Причем корректировка будет нужна при обнаружении лишних денег. Если денег меньше - корректировка не проводится.

Государство не считает наличие недостачи в кассе поводом для применения санкций к предпринимателю. О способах исправления недостачи поговорим ниже.

Что же касается чека коррекции - вариантов, когда он бывает необходим два:

• ошибка работника;
• невозможность провести продажу через кассовый аппарат.

С первым вариантом всё ясно - речь идет о ситуации, когда сотрудник, работающий на кассе, от покупателя принимает одну сумму, а пробивает другую (меньше чем принято от покупателя). В результате денег в кассе магазина будет больше, чем проведено по программе. Вариант с корректировкой суммы с помощью изъятия лишних денег из кассы не подходит, так как:

• это будет нарушением законодательства;
• несоответствие отразится на результатах ревизии в виде недостачи товара.

Исправляется ошибка довольно просто:

• если она выявлена сразу, сотрудник исправляет её путем операции с признаком «возврат прихода», формируя далее чек с верной суммой;
• если несоответствие обнаружено после закрытия смены, ситуация исправляется путем формирования чека коррекции на онлайн-кассе.

Во втором случае, мы говорим о продаже, которая прошла без применения кассового аппарата. Если смотреть со стороны законодательства - продажа товара без проведения операции через ККТ является прямым и грубым нарушением. Однако в данном вопросе могут быть определенные нюансы.

Например, представим ситуацию, что в магазине произошел сбой в работе ККТ, а рядом с торговой точкой стало плохо прохожему, и к вам обратились с просьбой продать бутылку воды. Скорее всего вы не будете закрывать двери магазина перед лицом покупателя с комментарием, что проблемы с законом вам не нужны, и воду придется продать без использования ККТ.

В любом случае, в момент проведения корректировки сотрудник будет писать объяснительную, которую приложит к чеку. Если в записке вся информация о произошедшем будет указана в полном объеме, а сотрудники налоговой вовремя получат информацию об инциденте, вопросов к владельцу и сотруднику, который корректировку проводил, не возникнет.

Скачать объяснительную записку к чеку коррекции>>>

В каких случаях пробивается чек коррекции

Какие ошибки могут быть в чеке

Практически всегда на кассе присутствует кассир - сотрудник, который сканирует товар, формирует чек, осуществляет расчеты с покупателями и т.д. В работе кассира всегда есть место человеческому фактору и, как следствие, допущению ошибок при формировании кассовых чеков. Чаще всего сотрудники ошибаются в сумме чека, способе платежа или вовсе не пробивают чек продажи.

В случае проверок налоговой инспекцией, на подобные чеки сотрудники ФНС обращают внимание в первую очередь, ведь наличие большого количества чеков с ошибками может говорить о том, что кассовая дисциплина на предприятии ведется некорректно, и вполне возможно наличие в организации неучтенной выручки.

Как исправить ошибку в чеке

Можно ли как-то исправить допущенную ошибку? Можно, более того, в случае своевременного и корректного исправления можно избежать и дополнительных вопросов от ФНС.

Ошибка в способе платежа

В данной ситуации сотрудник не должен что-либо корректировать и писать объяснительные. Ошибка исправляется возвратом с указанием признака «возврат прихода».

Важно! Способ платежа должен совпадать с изначальным чеком, соответственно указывается как «оплата банковской картой». После возврата формируется новый чек с корректными данными. Признак расчета у нового чека должен быть указан как «Приход».

В чеке указана ошибочная стоимость

В этой ситуации ошибка исправляется достаточно просто, по схожему с указанным выше алгоритму. Изначально ошибочный чек необходимо аннулировать, создав чек возврата с признаком «возврат прихода». Далее формируется корректный фискальный документ.

В случае указания некорректной стоимости есть один важный нюанс.

Если исправление будет совершено в ту же кассовую смену, в которой была допущена ошибка, чек коррекции не понадобится.

Если же несоответствие в кассе будет обнаружено по истечении нескольких смен, коррекция чека в онлайн-кассе будет обязательным условием, так же, как и пояснительная записка (здесь речь идет об обнаружении в кассе излишков).

Отсутствие кассового чека по операции

Отсутствие чека, как сказано выше, может быть следствием как технической неисправности, так и ошибки сотрудника. Решение одно - корректировка. Суть произошедшего подробно описывается в прилагаемой к чеку записке.

Реквизиты чека коррекции

Реквизит «Признак расчета»:

• 1 - Приход - указывается в случае внесения денежных средств в кассу магазина;
• 3 - Расход - указывается в случае изъятия денежных средств из кассы магазина.

Реквизит «Тип коррекции»:

• 0 - операция является самостоятельной;
• 1 - операция была выполнена по предписанию.

Реквизит «Основание для коррекции»:

• описание коррекции.

Основными отличиями от обычного чека является реквизит «Тип коррекции» и «Основание для коррекции». «Основание коррекции» - это дата и номер пояснительной записки, которую кассовый работник прикладывает к фискальному документу.

Предположим:

17 октября 2018 года в продуктовом магазине «Теремок» произошло отключение электричества. Момент отключения электроэнергии совпал с проведением продажи суммой в 1500 руб. Учесть продажу через кассу не представилось возможным. Кассир о произошедшей ситуации умолчал, и излишек в кассе был обнаружен спустя сутки 18.10.2018 в 17:40, после чего кассовый работник оформил акт обнаружения, сформировал чек коррекции по онлайн-кассе и написал пояснительную записку, которую приложил к чеку.

В самом чеке будут отмечены следующие данные:

Как оформить чек коррекции по онлайн-кассе

Проверяющие органы обращают особое внимание на чеки коррекции. Для того, чтобы вопросов к владельцу бизнеса не возникало, он должен заблаговременно позаботиться о передаче данных о коррекции по кассе в налоговую. Причем к этому моменту на предприятии будут собраны все необходимые документы. Пакет должен включать в себя:

1. Акт обнаружения, который составляется по факту обнаружения излишков;

1. Пояснительную записку, в которой сотрудник, проводящий корректировку, отражает следующие данные:

• номер записки;
• дата и время создания;
• дата и время возникновения излишков;
• описание инцидента.

1. Чек коррекции, который должен содержать:

• сумму корректировки;
• признак расчета;
• тип коррекции;
• основание.

1. Итоговым действием будет оповещение о произошедшем налоговой. Причем наносить личный визит в инспекцию не обязательно, достаточно передать данные через личный кабинет на сайте ФНС.

Оригиналы всех документов должны храниться у предпринимателя.

Важно знать! Даже если предприниматель не позаботился о своевременной передаче информации в налоговую, и организации был выставлен штраф, корректировка всё равно является обязательной.

В законодательстве нет строгих ограничений по времени проведения корректировок. Главным правилом здесь будет проведение корректировки после открытия и до закрытия смены. Однако не обязательно смена должна быть той, в которой появились излишки в кассе.

Также стоит знать, что корректировка должна проводиться на той кассе, на которой изначально продажа была проведена не корректно.

Пошаговая инструкция по оформлению чека коррекции

Если рассмотреть корректировку на примере кассы Атол-90ф действия кассира будут следующими:

• нажать клавишу Х;
• обозначить тип фискального документа и нажать ВВ;
• ввести сумму и нажать ВВ;
• закрыть операцию нажатием клавиши ИТ.

Отличия чека коррекции от чека возврата

Можно ли говорить о том, что чек коррекции и чек возврата по сути одно и то же? Конечно нет. По своим функциям это совершенно разные фискальные документы.

Чек возврата кассовый работник может оформить в случае, если товар необходимо вернуть в магазин, если в чеке допущена ошибка и её нужно исправить в рамках одной смены и т.д.

Чек коррекции нужен исключительно в том случае, если по кассе требуется корректировка.

Отличия между чеком коррекции и чеком возврата

В последние несколько лет государство держит под особым контролем процессы торговли и отчетности предпринимателей. Для избавления себя от лишних сложностей владельцам бизнеса стоит уделить внимание выполнению предписаний законодательства.

Касаемо оформления кассовых документов необходимо сократить до минимума количество возможных ошибок, а в случае их допущения, как можно раньше принять меры для устранения. В первую очередь это касается своевременного оформления чеков коррекции и передачи информации об этом налоговым инспекторам.

Для чего нужен чек коррекции? Кассир пробивает чек коррекции по онлайн кассе, когда обнаружил излишек в кассе в конце рабочего дня. То есть наличных в кассовом ящике оказалось больше, чем пробил кассир.

Излишки возможны, если кассир:

не пробил чек на сумму, которую принял от покупателя (например, если онлайн касса не работала из-за сбоя );
напечатал чек на одну сумму, а покупатель заплатил больше (например, чек на 99 руб., а покупатель внес 100 руб.);
выбил по ошибке чек с признаком «возврат прихода», хотя деньги из кассы не выдавал.

Как пробить чек коррекции

Порядок оформления корректирующего документа будет отличаться в зависимости от модели кассовой техники.

Рассмотрим, как пробить чек коррекции на кассовом аппарате АТОЛ-90ф:

1. нажимаем клавишу «Х»
2. выбираем тип кассового чека
3. вводим сумму и жмем «ВВ»
4. закрываем операцию нажатием на клавишу «ИТ»

Как выглядит чек коррекции

Ошибочно пробитый чек на онлайн кассе закрывается чеком коррекции. Образец отмены чека смотрите ниже.

В чеке коррекции нет наименования, стоимости и количества товара. Ведь при большом товарообороте кассир не сможет вычислить, в каком чеке ошибся или за какой товар не пробил чек.

Производители касс также не включают в чек коррекции QR-код. Код предназначен для того, чтобы покупатель мог проверить чек. А когда вы пробиваете чек коррекции, покупатель в расчетах не участвует.

В каких случаях нужно пробивать чек коррекции

Если кассир пробил чек с ошибкой или забыл его пробить, то в таких случаях нужно сделать корректировку расчетов. Для этого необходимо пробить чек коррекции.

Если кассир обнаружил, что он не пробил выручку по кассе, то в таком случае также исправит ситуацию чек коррекции, указав признак расчета «приход».

Обратите внимание, что возврат товара нельзя отражать чеком коррекции. Для этого используется обычный чек, который позволяет поставить любой признак расчета, в то время как чек коррекции позволяет провести только «приход» или «расход».

Пример 1. Ошибка в чеке при покупке: неправильно пробытый чек

Кассир пробила 12 000 руб. вместо 11 000 руб.

Решение: пробейте обычный чек с признаком «возврат прихода», затем чек с правильной суммой.

Пример 2. Ошибка в чеке при покупке. Возврат покупки

Кассир пробила 500 руб. вместо 5000 руб.

Ошибка обнаружена при покупателе.

Решение: пробейте обычный чек «возврат прихода», далее – чек с верной суммой.

Пример 3. Ошибка в чеке обнаружена в конце смены

Покупатель заплатил 11 000 руб.

Решение: пробейте чек коррекции с признаком «приход» на сумму неучтенной выручки (1000 руб.).

Пример 4. Ошибка обнаружена в конце смены

Кассир пробила 10 000 руб. вместо 11 000 руб.

Покупатель заплатил 10 000 руб.

Ошибка обнаружена в конце смены.

Решение: чек не пробивается, так как это ошибка привела к недостаче.

Чек коррекции за прошлую смену

В соответствии с п. 4 ст. 4.3 Закона о ККТ чек коррекции пробивается не позднее формирования отчета о закрытии смены. Это значит, что пробить чек коррекции за прошлую смену нельзя.

Однако на практике все складывается по-другому. Как быть, если неучтенную выручку выявили позднее?

Согласно комментариям сотрудников ФНС пробить чек коррекции можно в любое время. Например: смена была открыта 24 октября, а чек коррекции пробит 26 октября.

Суммы. Такой вариант изменения операций применяется в случаях, когда невозможно использование чека отмены . Если в течение смены кассир допустил ошибки и не исправил их, в ФНС поступит некорректная информация о сумме проведенных сделок. Это повлечет за собой расхождения с учетными данными, которые повлияют на размер налоговых обязательств.

Когда нужен корректировочный чек на онлайн-кассе

Корректировать данные по осуществленным сделкам необходимо для уточнения сумм принятых средств от клиентов или покупателей. Это требуется в следующих ситуациях:

кассир неверно внес сумму расчета (например, покупка была совершена на 3200 руб., а в пробитом чеке фигурирует цифра 320 руб.);

отдельная операция не прошла в течение смены через онлайн-кассу.

Отсутствие в базе данных сведений об одной или нескольких операциях может стать следствием невнимательности кассового работника или результатом влияния внешних факторов, таких как:

сбой в работе кассового оборудования;

отключение электроэнергии, интернета;

поломка ККТ.

В итоге может сложиться ситуация, когда фактически денег в кассе оказалось больше, чем проведено по онлайн-ККТ. То есть налоговики часть операций не увидели, что чревато назначением штрафа. Если же причиной стала неисправность техники, то сотрудники ФНС вправе снять такое оборудование с учета в одностороннем порядке: например, когда ККТ работает некорректно, пользователь об этом знает, но продолжает эксплуатировать кассовое оборудование, не предпринимая попыток устранить неполадки (п. 15 ст. 4.2 закона № 54-ФЗ от 22.05.2003).

Как сделать чек коррекции на онлайн-кассе

При обнаружении в конце смены расхождений между суммой фактически имеющейся в кассе выручке и размером проведенных через онлайн-ККТ денег кассир обязан откорректировать итоги. Делается это путем составления комплекта документов, включающего:

корректировочный чек;

акт, в котором фиксируется выявление излишней суммы денег в кассе;

объяснительная, которую составляет кассир - в ней указывается сумма излишка и причины его образования.

Чек корректировки онлайн-касса формирует по образцу, аналогичному обычному чеку. В нем будут присутствовать все обязательные для чеков реквизиты, указанные в ст. 4.7 закона № 54-ФЗ от 22.05.2003. Отличие заключается в том, что при операции изменения данных не надо вносить сведения о номенклатуре товарной продукции, о цене и объеме проданных изделий, также не будет отражен QR-код. Чек, предназначенный для исправлений, нужен только для предъявления в ФНС, покупателю такие документы не выдаются.

Когда используется онлайн-касса, корректировка чека осуществляется не только через проведение дополнительного платежного документа, которым исправляется сумма принятых от клиентов денег. Дополнительно в ФНС необходимо представить копии акта и объяснительной кассового работника. Чек передается через ОФД в электронном виде, а остальные документы отправляются на бумажных носителях письмом или лично налоговому инспектору при явке в ФНС.

Как пробить чек коррекции на онлайн-кассе:

в элементе «Признак расчета» могут быть указаны коды 1 (при изменении суммы прихода, когда в первичном чеке указана сумма меньше фактической) или 3 (если выявлена излишне пробитая по кассе сумма и требуется правка расхода);

указание типа коррекции – самостоятельное внесение изменений («0») или правки, инициированные налоговым органом («1»);

НДС обязательно фиксируется обособленно по разным ставкам, он вписывается отдельной строкой;

если платежи, которые были отражены с ошибками, были приняты не только наличностью, но и через электронные средства расчета, в корректирующем чеке надо показать эти операции разными строками;

указываются данные о кассире, которым были допущены ошибки, наименование и ИНН пользователя;

в чек вносится общая сумма корректировки.

Кодовые обозначения обязательных реквизитов приведены в приказе ФНС от 21.03.2017 г. № ММВ-7-20/229@. Все документы, касающиеся изменения пробитых по онлайн-кассе сумм, должны храниться пользователем в течение 5 лет. Это требование обусловлено необходимостью предъявления оправдательных документов при налоговой проверке. Чтобы избежать штрафной санкции, откорректировать суммы по проведенным кассовым операциям надо до того момента, как недочет будет обнаружен сотрудниками налогового органа.