Акт постановки на баланс на 1 регистр - является электронным документов в ЕГАИС, предназначенным для постановки на остатки продукции, которая не может быть поставлена иным способом.

Основания для постановки продукции в ЕГАИС

• Пересортица (излишки, выявленные при пересортице);
• Излишки;
• Продукция, имеющаяся на остатках организации и полученная до 01.01.2016 без фиксации в ЕГАИС;
• Собственное производство/сливы продукции (реализовано в УТМ версии 2.0.4).

Отражение объема продукции, которая ставится на баланс

Объем продукции, которая ставится на баланс, отражается в реквизите Quantity. При этом, в зависимости от вида продукции, показатель содержит различные значения:

• алкогольная фасованная продукция - указывается количество единиц потребительской тары продукции;
• алкогольная нефасованная продукция - указывается объем(в далах) продукции;
• спиртосодержащая фасованная продукция - указывается количество единиц потребительской тары продукции;
• спиртосодержащая нефасованная продукция - указывается объем(в далах) продукции;
• этиловый спирт - указывается объем безводного спирта, приведенный к температуре +20 градусов по Цельсию.

Режимы фиксации актов постановки на баланс в УТМ

Автоматическому режиму фиксации подлежат акты постановки на баланс, соответствующие следующим критериям:

• нефасованная продукция с количественным ограничением на более 100 дал в месяц на одном месте деятельности. За исключением продукции с кодами вида 320, 321, 322, 323, 324. Данные коды вида продукции не ограничены в объеме;
• фасованная продукция (в том числе пиво, пивные напитки, сидры, пуаре, медовуха) в случае если в течение месяца с указанной торговой точки на 1 регистр остатков было поставлено не более 100 единиц продукции и основание для постановки указано любое кроме "Пересортица" .
• алкогольная продукция, с учетом фасованного пива, пивных напитков, сидра, пуаре, медовухи, в случае если в течение месяца с указанной торговой точки на 1 регистр остатков было поставлено не более 2000 единиц продукции и основание для постановки указано "Пересортица". Пересортица допустима только в пределах групп продукции и в рамках продукции, произведенной одним и тем же производителем (fsrar_id). Лимит общий для всей продукции (вне зависимости от группы продукции) по данному основанию.

Все остальные случаи фиксируются вручную территориальными подразделениями Росалкогольрегулирования на основании направленных заявлений.

Фиксация Акта постановки на баланс на 1 регистр с основанием "Пересортица"

Для фиксации указанного акта,предварительно должен быть зафиксирован акт списания продукции с основанием "Пересортица" на аналогичное количество продукции. Кроме этого, продукция, которая списывается и ставится на баланс должна находиться в пределах установленных групп продукции и иметь одинаковый литраж(емкость). В акте постановки на баланс на 1 регистр, при заполнении основания "Пересортица", необходимо указать идентификатор акта списания продукции в реквизите ActWriteOff . Идентификатор акта имеет вид WOF-xxxxxxxxx .

При постановке на баланс разрешается использовать идентификатор акта списания продукции только один раз. Использование одного и того же актах списания в нескольких актах постановки на баланс или иной продукции не допускается. Для корректного сопоставления групп продукции,рекомендуется списывать и ставить на баланс не более одной позиции(алкогольного кода) в документе.

Постановка на баланс продукции собственного производства

Для фиксации остатков продукции собственного производства используется акт с указанием основания "Собственное производство/сливы продукции". Реквизиты документов, на основании которых осуществлялась отгрузка, при этом могут быть указаны любые. Форматно-логический контроль их проверять не будет и использует их лишь для создания реквизитов РФУ1 и РФУ2.

Данное основание используется исключительно по продукции, отгрузка которой не осуществлялась производителем или импортером на момент постановки на баланс.

Фиксация в ЕГАИС сырья, образованного в рамках фиксации исправимого брака

Для фиксации остатков сырья, образованного в рамках фиксации исправимого брака, используется акт с указанием основания "Собственное производство/сливы продукции". Реквизиты документов, на основании которых осуществлялась отгрузка, при этом могут быть указаны любые. Форматно-логический контроль их проверять не будет и использует их лишь для создания реквизитов РФУ1 и РФУ2.

Купажирование виноматериала

Форма расчета потребности в федеральных специальных марках предполагает выдачу федеральных специальных марок (далее – ФСМ) на объем безводного спирта сырья, а проверка достоверности осуществляется на основании данных, зафиксированных в ЕГАИС, то в случае, если предприятие закупает или производит виноматериал с определёнными характеристиками крепости и объема, а после этого купажирует его и получает сырье с иными характеристиками, без отражения данной процедуры в системе ЕГАИС, у организации всегда будет находиться остаток спирта, на который она не сможет получить ФСМ.

С целью реализации возможности получения ФСМ под весь доступный объем сырья, Росалкогольрегулирование рекомендует, в случае если организация проводит дополнительную обработку закупаемого или производимого виноматериала, в результате которой виноматериал изменяет свои характеристики (крепость, объем), отражать процедуру списания остатков переданного в купаж виноматериала через «Акт списания продукции» .

Полученный же скупажированный виноматериал отражать через Акт постановки на баланс. Постановка на баланс может осуществляться с основанием «Собственное производство». Реквизиты документов, на основании которых осуществляется постановка на баланс, при этом могут быть указаны любые. Форматно-логический контроль их проверять не будет и использует их лишь для создания реквизитов Регистрационных форм учета 1 и 2.

20 апреля 2016 года на сайте ФСРАР появилось информационное сообщение о формировании методологии ведения остатков в ЕГАИС для участников розничного звена алкогольной продукции. В следующие несколько дней данное сообщение менялось два раза и в итоге последней редакцией стал документ «Ведение остатков продукции организациями розничной торговли в системе ЕГАИС (с правками от 25.04.2016) ». Он внес несколько существенных изменений в правила работы с ЕГАИС. Давайте рассмотрим их подробнее.

Первым существенным нововведением стало требование фиксации остатков продукции, полученной до 01.01.2016 и не реализованной до 01.10.2016. Они должны быть зафиксированы в системе ЕГАИС после 01.10.2016 перед розничной продажей. Получается, что несмотря на то, что с 01.07.2016 магазины должны будут регистрировать розничные продажи алкогольной продукции в ЕГАИС, контроль остатков в системе будет включен гораздо позже. Следующий пункт методологии прямо указывает на это: «Автоматический контроль текущих остатков в ЕГАИС будет включён после 01.01.2017». Значит, у нас есть еще достаточно времени, чтобы разобраться с остатками алкогольной продукции в магазине и привести их в соответствие с остатками в ЕГАИС. С одной стороны времени еще достаточно, но с другой стороны «привести в соответствие» означает, что с остатков магазина в ЕГАИС к этому времени нужно будет списать всю алкогольную продукцию, проданную мимо ЕГАИС за период с 01.01.16 по 01.07.16, т.е. с момента начала регистрации факта закупки алкоголя в ЕГАИС и до начала фиксации розничных продаж в системе. Обратите внимание, что часть федеральных сетей уже давно регистрируют розничные продажи алкоголя в ЕГАИС, не дожидаясь 01.07.16. Видимо они уже давно поняли, что рано или поздно наводить порядок в учете алкоголя в ЕГАИС придется и решили этот вопрос не откладывать.

Чтобы хоть как-то облегчить процесс такого наведения порядка в ЕГАИС будет создан специальный механизм, существенно упрощающий ввод начальных остатков и операции по выравниванию остатков алкоголя. Этот механизм также описан в указанной выше методологии и реализуется он с помощью создания нового регистра учета и нового склада «Торговый зал» в ЕГАИС. Этот так называемый «второй регистр остатков» будет вестись только в разрезе кодов алкогольной продукции, без указания кодов марок и реквизитов сопроводительных документов. Это означает, что для того, чтобы поставить на баланс и продать в розницу какую-то конкретную бутылку алкогольной продукции будет достаточно указать только ее алкогольное наименование (код алкогольной продукции) – «Водка "Застольная", код 200». Кроме того остатки в данном регистре «могут быть отрицательными в течение одного операционного дня. Переброс остатков между регистрами можно осуществлять по итогам операционного дня в объеме реализованной продукции за текущий день».

Формировать документы перемещения на остатки в регистр №2 и в «Торговый зал» в ЕГАИС можно будет в конце смены по факту продажи, т.е. «задним числом». Получается, что пересчитывать остатки алкогольной продукции и выявлять среди них те, которые еще не поставлены на баланс в ЕГАИС уже не потребуется. Просто по факту продажи такой продукции в конце каждой смены нужно будет сформировать фиктивное «перемещение в Торговый зал» проданного количества алкоголя по ЕГАИС.

Также существенно упрощена регистрация продажи объёма продукции, реализованной до 01.07.2016. Она должна быть списана с указанием основания «Розничная реализация продукции, не подлежащая фиксации в ЕГАИС» до 01.10.2016, при этом как по Регистру №1 с полным указанием всех реквизитов ЕГАИС, так и по Регистру №2, только с указанием кода алкогольной продукции. Для списания по Регистру №2 достаточно в товароучетной системе сформировать данные о продажах по коду алкогольной продукции за нужный период (например, с 01.01.16 по 01.07.16) и выгрузить эти данные в ЕГАИС в документ с основанием «Розничная реализация продукции, не подлежащая фиксации в ЕГАИС».

Но указанная методика вводит и новые ограничения и требования для тех, кто раньше был не обязан регистрировать свои розничные продажи в системе. Так, для организаций, осуществляющих розничную продажу алкогольной продукции в сельских поселениях, объем продукции, реализованной до 01.07.2017, должен быть списан с указанием основания «Розничная реализация продукции, не подлежащая фиксации в ЕГАИС» не позднее следующего рабочего дня с даты продажи. При этом в документе не указано, с какой даты это требование вступает в силу. Рестораны и ИП с пивом также могут фиксировать свои розничные продажи этим документом.

В опубликованной методике также рассмотрены операции Списания, Пересортицы, Оприходования излишков и другие документы товародвижения алкогольной продукции в ЕГАИС. Все эти документы также можно будет проводит по второму (упрощенному) регистру хранения остатков.

Получается, что новая методика сильно упростила работу с остатками в ЕГАИС для розничного сегмента. Проданная за этот год алкогольная продукция может быть списана одним достаточно простым документом. Оприходование остатков скорее всего совсем не потребуется. Даже если до 01.10.16 у вас на остатках останется не поставленная на баланс алкогольная продукция, ее можно будет оприходовать уже по факту продажи. Автоматический контроль остатков будет включен только 01.01.17, а не с 01.07.16, как планировалось изначально. Складывается впечатление, что контрольные органы уже добились своего, ужесточив контроль за оптовиками и производителями, и решили, что «душить» розницу новыми жесткими требованиями им уже не интересно. Однако ФСРАР неоднократно подчеркивал, что никаких переносов сроков введения обязательной регистрации розничных продаж алкогольной продукции не будет. Но требования к такой регистрации постепенно смягчаются. Подождем, пока всё это найдет свое отражение в протоколах УТМ и в товароучетных системах. Но время покажет!

Ведение остатков продукции организациями розничной торговли в системе ЕГАИС

Росалкогольрегулирование доводит до сведения организаций розничной торговли методологию в части отражения текущих остатков продукции в системе ЕГАИС.

1. Остатки продукции, полученные до 01.01.2016 и не реализованные до 01.07.2016, должны быть зафиксированы в системе ЕГАИС после 01.07.2016 перед розничной продажей путем составления акта постановки на баланс продукции с указанием основания «Продукция, полученная до 01.01.2016».

2. Служба устанавливает, что в срок до 01.10.2016 организации розничной торговли должны привести текущие остатки в системе ЕГАИС в соответствие реальным остаткам продукции.

Ведение остатков алкогольной продукции в ЕГАИС в рамках фиксации розничной продажи

Для отражения остатков продукции в рамках фиксации розничной продажи алкогольной продукции в ЕГАИС создан второй регистр остатков, в котором находятся остатки продукции, переданные в «торговый зал» для реализации. Продукция в нем хранится только в разрезе алкогольных наименований (алкогольных кодов).

Движения между этими регистрами осуществляется при помощи документов передачи в «торговый зал» и возврат на склад магазина.

1. Передача продукции в“Торговый Зал”

Например организация из своих текущих остатков передает в торговый зал 6 бутылок одной и той же продукции, 4 из которых имеют идентификаторы регистрационных форм учета А1 и Б1, 2 имеют идентификаторы А2 и Б2.

Значения 1 регистра будут уменьшены в разрезе справок. Во втором регистре остатки вырастут в целом по алкогольному наименованию (алкогольному коду).

До передачи

Регистр остатков №1

Регистр остатков №2

После передачи

Регистр остатков №1

Регистр остатков №2

2. Возврат на склад

Для возврата на склад, необходимо указать по продукции идентификатор регистрационной формы учета №2. В этом разрезе продукция и вернется на остатки первого регистра.

До передачи

Регистр остатков №1

Регистр остатков №2

После передачи

Регистр остатков №1

Регистр остатков №2

3. Розничная реализация

При розничной реализации по чекам продукция списывается во 2 регистре остатков в разрезе алкогольного наименования.

Регистр остатков №2 введен в ЕГАИС для упрощения процесса ведения текущих остатков розничных организаций.

Отражение его в собственных учетных системах организаций не обязательно. Его значения могут быть отрицательными в течение одного операционного дня. Переброс остатков между регистрами можно осуществлять по итогам операционного дня в объеме реализованной продукции за текущий день.

Списание продукции, розничная реализация которой не подлежит учету в ЕГАИС.

1. Объем реализованной продукции до 01.07.2016 в организациях, осуществляющих розничную реализацию алкогольной продукции в городских поселениях до 01.10.2016 должен быть списан актом списания продукции с указанием основания «Розничная реализация продукции, не подлежащая фиксации в ЕГАИС».

2. Объем реализованной продукции до 01.07.2017 в организациях, осуществляющих розничную реализацию алкогольной продукции в сельских поселениях должен списываться не позднее следующего рабочего дня с даты продажи с указанием основания «Розничная реализация продукции, не подлежащая фиксации в ЕГАИС».

3. Объем реализованной продукции в организациях, осуществляющих розничную реализацию алкогольной продукции в рамках оказания услуг общественного питания, может списываться с указанием основания «Розничная реализация продукция, не подлежащая фиксации в ЕГАИС» и датой акта, соответствующей дате продажи.

4. Объем реализованной пивной продукции в организациях, осуществляющих розничную реализацию алкогольной продукции может списываться начиная с 01.07.2016 с указанием основания «Розничная реализация продукция, не подлежащая фиксации в ЕГАИС» и датой акта, соответствующей дате продажи. Используется для организаций, ведущих журнал учета розничных продаж на бумажном носителе.

Отражение объема продукции в ЕГАИС в рамках излишков, пересорта

1. В случае обнаружения излишков продукции организация предоставляет в ЕГАИС акт постановки на баланс с указанием основания «Излишки».

2. В случае обнаружения пересорта продукции организация предоставляет в ЕГАИС акт постановки на баланс с указанием основания «Пересорт». Для успешной фиксации документа с данным основанием, в акте должен быть указан идентификатор в ЕГАИС акта списания продукции с аналогичным основанием и аналогичным количеством списанной продукции иного алкогольного наименования.

1. В случае выявления недостачи объема продукции, организация в ЕГАИС фиксирует акт списания продукции с указанием соответствующего основания.

2. Организации не требуется до 01.10.2016 отражать в ЕГАИС списание объема продукции, который ранее не был поставлен на остатки в ЕГАИС и на момент списания поставить его на баланс не представляется возможным (продукция утеряна, нет возможности считать марку и т.д.).

1. 01.07.2016 - регистрация продаж на кассах. При этом если у вас на балансе (остатке в ЕГАИС) нет продаваемой продукции, то ничего страшного: в минус не уйдём. Поэтому ставить на баланс то, что приходило до эры ЕГАИС, т.е. до 01.01.2016 было не обязательно.
2. 01.10.2016 - продолжаем работать. Но тут есть один нюанс: если продадим то, чего нет на балансе, то остатки в ЕГАИС уйдут в минус. Исходя из этого мы сталкиваемся с вопросом: как поставить на баланс в ЕГАИС ту алкогольную продукцию, которая была приобретена до 01.01.2016, но не успела продаться. На этот вопрос отвечает инструкция, приведённая ниже.
3. 01.01.2017 - Росалкогольрегулирование планирует начать использовать данные по текущим остаткам в контрольной деятельности.​ Поэтому остатки и в Далионе, и в ЕГАИС придётся держать в актуальном состоянии.

Для постановки на "Склад" необходимо указать код с акцизной марки, дату розлива, дату и номер накладной, по которой получали этот товар, и дату и номер фиксации в ЕГАИС. Мы этот способ здесь рассматривать не будем!

А если вам нужно просто поставить на баланс, то мы предлагаем ставить в "Торговый зал".

Основное отличие первого способа от второго в том, что если вы поставили на баланс в "Торговый зал", то этот товар уже будет невозможно переместить на "Склад" и сделать возврат поставщику или переместить между магазинами. Но если вы планируете только продать этот товар, то достаточно второго варианта (поставить на баланс в "Торговый зал").

И так начнём!

1. Выявить всю продукцию, которая приходила до 01.01.2016 и не была реализована. Решение данной задачи имеет несколько вариантов и любой квалифицированный товаровед без проблем даст вам искомые данные.

2. Создаём новый документ "Акт постановки на баланс": Алкоголь - Обмен с ЕГАИС - Новый документ - Акт постановки на баланс - ОК.

3. Меняем вид операции со "Склад" на "Торговый зал".

4. Вносим ВСЕ бутылки, сканируя акцизные марки. Мы сталкивались с тем, что абсолютно идентичный внешне товар с одинаковым штрих-кодом EAN-13, имеет разный код в ЕГАИС, следовательно он был добавлен в акт отдельными позициями. И при продаже такой товар будет регистрироваться в ЕГАИС как различные позиции. Чтобы предотвратить такие ситуации, мы рекомендуем сканировать именно штрих-код с акцизной марки.

5. Если вы вдруг увидели сообщение, что такая номенклатура не найдена, то создаём запрос (нажимая "Да") и откладываем данный товар до получения ответа по запросу из УТМ. Пока мы ждём ответ ФСРАР по нашим запросам мы можем вводить следующий товар или создавать новые запросы для номенклатуры ЕГАИС, отсутствующей в вашей базе Далион.