За чей счет осуществляется приобретение трудовых книжек. Кто должен нести затраты на приобретение: работодатель или работник?

Часть 3 ст. 66 Трудового кодекса РФ обязывает работодателя вести трудовые книжки на всех работников, кроме совместителей, проработавших у него свыше пяти дней. Эту обязанность работодатели соблюдают, но вот приобретение трудовых книжек для работников многие из них не приветствуют. Почему? Считают это лишней тратой времени и денег. Особенно это ярко выражено в бюджетных организациях, где для приобретения трудовых книжек необходимо заключить договор и соблюсти при этом требования законодательства о закупках. Поэтому проще сказать будущему работнику, сходи в магазин, купи трудовую книжку и приходи с ней.

Почему у работника может не быть трудовой книжки?

Во-первых , он может трудоустраиваться впервые.

Во-вторых , трудовая книжка может быть утрачена. Не важно по чьей вине, важен сам факт отсутствия трудовой книжки.

И кто должен этот пробел закрыть, кто должен взять на себя бремя расходов на приобретение трудовой? Лично я считаю, что работодатель. Почему? Объясню далее.

Почему приобретение трудовых книжек обязанность работодателя

В случае, если работник трудоустраивается впервые

Во-первых , ч. 1 в ст. 65 ТК РФ устанавливает перечень документов, необходимых для представления при трудоустройстве. Одним из документов выступает трудовая книжка. Но данная норма уточняет, что предоставление трудовой книжки не распространяется на работников, впервые заключающих трудовой договор.

Часть 1 ст. 65 ТК РФ: при заключении трудового договора лицо, поступающее на работу, предъявляет работодателю: трудовую книжку, за исключением случаев, когда трудовой договор заключается впервые.

Во-вторых , пункт 8 Правил ведения трудовых книжек устанавливает, что оформление трудовой книжки работнику, принятому на работу впервые, осуществляется работодателем в присутствии работника не позднее недельного срока со дня приема на работу.

По смыслу изложенного следует, что приобретение трудовой книжки для работника, впервые вступившего в трудовые отношения, возлагается на данного работодателя.

В случае, если трудовая книжка утрачена

Если трудовая книжка утрачена по вине работника, то он обязан заявить об этом своему работодателю. Работодатель выдает работнику не позднее 15 дней со дня подачи работником заявления. Данный порядок установлен п. 31 Правил ведения трудовых книжек.

Как видите, в случае утраты трудовой книжки работником, на него не возлагается обязанность ее приобретения. На работника возлагается лишь обязанность о незамедлительном уведомлении работодателя.

Если трудовая книжка утрачена по вине работодателя, то не должно возникать никаких вопросов о том, кому приобретать новую.

В случае, если при трудоустройстве у работника отсутствует трудовая книжка, то ему необходимо на имя работодателя подать заявление об оформлении трудовой книжки с указанием причины ее отсутствия. Например:

Прошу оформить мне трудовую книжку в связи с трудоустройством впервые (утратой трудовой книжки).

Остальные действия должен будет произвести работодатель.

В-принципе , я допускаю возможность, когда работник приобретает трудовую книжку за собственные средства, но в этом случае работодатель должен понесенные работником затраты компенсировать.

Так много сказано о тех или иных нормах законодательства, из которых следует вывод, что трудовые книжки должен приобретать работодатель. Но есть еще один документ, который прямо на это указывает. Еще в далеком 2003 году Министерство финансов Российской Федерации утвердило Порядок обеспечения работодателей бланками трудовой книжки и вкладыша в трудовую книжку (приказ от 22 декабря 2003 г. № 117н). Обратите внимание, что трудовыми книжками обеспечивают Работодателей, а не Работников!!!

Подводя итог Приобретение трудовых книжек и вкладышей к ним является прямой обязанностью работодателя. Он должен планировать такие расходы, а не перекладывать их на плечи работников.

В России документ был введен с приходом советской власти: первый документ появился еще в 1918 году. Активное распространение началось в 50-х годах, так как наличие трудовой позволяло упростить процедуру подсчета пенсии. С того времени выпускались разнообразные акты и образцы бланков, по которым книжка должна была заполняться.

Как получить новую легально

Обычно необходимость получить документ возникает при устройстве на работу : отсутствие работы и работодателей подразумевает отсутствие книжки.

В соответствии с Постановлением 225 ТК РФ первая трудовая книжка должна быть выдана самим работодателем, при этом приобретается она за счет средств компании. Для ее заполнения сотрудник обязан предоставить в отдел кадров:

1. Паспорт.
2. Документ о полученном образовании: диплом, справку, зачетную книжку. Последние два документа необходимы, если образование еще не окончено.
3. Дополнительные документы. Это может быть военный билет, диплом ВУЗа, если при поступлении на работы его не было, или справки с прошлых мест работы, если сотрудник оформляет дубликат взамен утерянного.

Сегодня трудовая книжка представляет собой документ, выполненный в виде небольшого (размером примерно с четверть альбомного листа) сшитого трудового «дневника» . В нем отмечают:

1. Данные гражданина: ФИО, дату рождения, образование, профессию (специальность), дату заполнения.
2. Информацию обо всех местах работы: наименование организации, должность, дату принятия на работу, номер приказа.
3. Информацию об увольнении: дату увольнения, причину, подпись гражданина о том, что он ознакомлен с этой информацией.

Заполнением книжки занимается сам работодатель, точнее, назначенное его приказом лицо (обычно отдел кадров). Этот же сотрудник отвечает за хранение, ведение, учет и выдачу документов.

Сотруднику, устраивающемуся на первую работу, вообще не приходится ни о чем волноваться: работодатель должен сделать все сам. Работнику даже не нужно писать заявление на выдачу книжки, так как она первая и выдается в соответствии с законом.

Если же документ был утерян, сотрудник должен обратиться на место последней работы и написать заявление на выдачу дубликата . Это необходимо для контроля за использованием бланков в фирме.

Вторая трудовая

В некоторых случаях гражданину может потребоваться две трудовых : например, при устройстве на вторую работу. Закон не запрещает иметь две документа, но и не разрешает этого прямо. При устройстве на вторую должность сотрудник обязан сообщить об этом и принести заверенную копию имеющейся трудовой .

Второй работодатель не может принудить сотрудника принести оригинал.

В некоторых случаях вторая трудовая может понадобиться для обмана . Например, если женщина решает во время беременности устроиться на вторую работу, выйти в декрет и получать деньги сразу на двух местах. Это является мошенничеством.

Это же относится к ситуациям, когда сотрудник решает избавиться от трудовой, в которой отмечена неприятная причина увольнения (например, кража или выход на работу в пьяном виде). Для повторного заполнения трудовой ему придется принести справки со всех мест работы о том, что он работал у них . В справке будет указана причина увольнения.

Где можно купить чистый бланк

Необходимость приобрести чистую трудовую книжку обычно возникает у гражданина крайне редко. В основном ее приобретением занимается отдел кадров : он приобретает пустые бланки в канцелярском магазине и следит за их «расходом».

Но случается, что работодатель, по какой-либо причине отказывается тратить деньги на пустые трудовые. Вынуждает сотрудника купить ее самостоятельно. Ее можно приобрести в канцелярском магазине — такие бланки являются полностью легальными.

Трудностью может стать ее поиск: большинство производителей этого документа предпочитают сотрудничать с компаниями и продавать большими партиями. Второй сложностью является приобретение бланка установленного образца: в магазинах могут продаваться устаревшие варианты . При покупке необходимо проверить наличие водяных знаков и других средств защиты от подделки.

Можно ли обжаловать отказ в выдаче

Отказ работодателя выдать первую трудовую или ее дубликат при утере является нарушением Трудового Кодекса . В этом случае сотрудник может купить чистый документ и принести его работодателю, если не хочет скандала. Но также он вправе написать заявление в прокуратуру в связи с отказом выдать ему документ. Если после проверки выяснится, что работодатель виновен, он будет оштрафован, также возможно приостановление деятельности на три месяца.

Трудовая книжка является документом, содержащим всю информацию о трудовом стаже владельца. Ее приобретением, заполнением и хранением обязан заниматься работодатель вне зависимости от того, является ли документ первым у сотрудника или дубликатом. Но также гражданин может легко купить незаполненную книжку в канцелярских магазинах.

Оптовая и розничная цена покупки

Если документ оформляется через работодателя, стоимость трудовой будет удержана из зарплаты сотрудника . Также его могут попросить произвести оплату в первый же рабочий день. При оптовом заказе ее цена составляет 110-200 рублей .

Но самостоятельная покупка также не сильно навредит кошельку. Цена за розничную продажу будет выше оптовой – до 350-400 рублей за штуку.

В данном видео содержится дополнительная информация по восстановлению трудовой книжки.

Вкладыш в трудовую книжку - кто должен покупать его? Этот вопрос волнует многих ИП и руководителей небольших предприятий, при этом мнения на форумах для кадровиков и в статьях на профильных ресурсах озвучиваются разные. Посмотрим же, что говорит по этому поводу законодательство.

Кто приобретает вкладыш в трудовую книжку, согласно закону?

Работник за время своей трудовой деятельности может сменить множество должностей и мест работы, получить немало поощрений, заносящихся в трудовую книжку. В итоге может наступить момент, когда соответствующий раздел окажется заполненным целиком. Именно тогда и возникает необходимость в дополнительном документе — вкладыше в трудовую книжку. Сам по себе он не имеет никакой юридической силы (абз. 2 п. 38 Правил ведения и хранения трудовых книжек, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225, далее — Правила), однако если вкладыш вшит в основной документ, то записи в нем ведутся так же, как и в самой трудовой (абз. 1 того же пункта Правил). Таким образом, вкладыш имеет юридическую силу только в том случае, если он вшит в трудовую книжку.

При этом на практике, когда свободное место в разделе подходит к концу, а запись делать работнику все-таки надо, нередко возникает вопрос: кто и за чей счет должен приобретать вкладыш? Особенно актуален этот вопрос для начинающих ИП с небольшим оборотом или маленьких предприятий.

Ответ на этот вопрос дает п. 46 Правил, согласно которому бланки трудовых книжек и вкладышей к ним изготавливаются централизованно в порядке, предусмотренном приказом Минфина РФ от 22.12.2003 № 117н. Изготовление производит ГОЗНАК, при этом бланки имеют степени защиты от подделок. Закупка таких бланков производится на основании договоров. Договоры, в свою очередь, заключаются либо с самим объединением ГОЗНАК, либо с распространителями, которые закупают защищенные бланки. Закупленные бланки доставляются службами доставки, самим работодателем или каким-либо иным способом, не противоречащим нормам законодательства.

Таким образом, ответ однозначен: бланк вкладыша (равно как и самой трудовой книжки для тех, кто впервые начинает работать) должен приобретаться работодателем.

Не знаете свои права?

За чей счет приобретается бланк?

Любая купля-продажа подразумевает оплату товара — и вот здесь уже возникает другой вопрос: за чей счет должен приобретаться вкладыш в трудовую книжку ? На практике по этому поводу часто возникают споры: работодатель взыскивает деньги с работника, работник же возражает...

Ответ на этот вопрос можно найти в п. 47 Правил, который гласит, что работодатель при выдаче работнику вкладыша в трудовую взыскивает с него сумму, равную расходам на приобретение бланка. Это требование закона однозначно, разногласий в толковании тут просто не может быть.

Таким образом, если для продолжения записей в трудовой книжке требуется вкладыш, то приобретает его работодатель, а все расходы полностью возмещает работник. Однако размер возмещения не может превышать стоимости бланка, который использовался для конкретного работника. Это необходимо уточнить, поскольку довольно часто бланки трудовых книжек и вкладышей приобретаются на ГОЗНАКе или у распространителей оптом, большими партиями. В этом случае требовать с работника возмещения всех расходов, которые понес работодатель по договору на покупку бланков, п. 47 Правил не позволяет.

В каких случаях бланк оплачивает работодатель?

Нельзя не сказать и о том, что из общего правила, согласно которому и трудовая книжка, и вкладыш к ней оплачиваются за счет работника, есть исключения. Все тот же п. 47 Правил указывает, что стоимость бланка оплачивается работодателем в следующих случаях:

Таким образом, можно сделать следующий вывод: в общем случае работник оплачивает выдачу как вкладыша , так и дубликата в случае утраты или порчи трудовой книжки (вместе с вкладышем) по его вине. Если же документ оказался утрачен в тот момент, когда он находился на хранении у работодателя, или испорчен работодателем, работник расходов не несет.

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:

Работодатель не вправе заполнять бланк трудовой книжки, приобретенный самим работником.

Трудовая книжка установленного образца является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника (часть первая ст. 66 ТК РФ). В соответствии с частью первой ст. 65 ТК РФ трудовая книжка входит в перечень документов, которые лицо, поступающее на работу, должно предъявить работодателю. Согласно части третьей ст. 66 ТК РФ работодатель должен вести трудовые книжки на каждого работника, проработавшего у него свыше пяти дней, в случае, когда работа у данного работодателя является для работника основной.

Порядок ведения трудовых книжек, их заполнения регламентирован Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденными постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 (далее — Правила), а также Инструкцией по заполнению трудовых книжек, утвержденной постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 N 69 (далее — Инструкция).

Согласно п. 46 Правил изготовление бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и обеспечение ими работодателей на платной основе осуществляются в порядке, утверждаемом Минфином РФ. Порядок обеспечения работодателей бланками трудовой книжки и вкладыша в трудовую книжку (далее — Порядок) утвержден приказом Минфина РФ от 22.12.2003 N 117н.

Работодатель вправе использовать бланки трудовой книжки, которые получены только по правилам, установленным Порядком, в соответствии с которым бланки трудовой книжки приобретаются именно работодателем, а не работником. Такой вывод следует из содержания пунктов 2-5 Порядка.

В соответствии с п. 40 Правил с целью учета бланков трудовой книжки и вкладыша в нее работодатель должен вести приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее. В приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее вносятся сведения обо всех операциях, связанных с получением и расходованием бланков трудовой книжки, с указанием серии и номера каждого бланка (п. 41 Правил). Согласно п. 42 Правил бланки трудовой книжки хранятся в организации как документы строгой отчетности. А п. 44 Правил установлено, что работодатель обязан постоянно иметь в наличии необходимое количество бланков трудовой книжки. Форма приходно-расходной книги по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее утверждена Инструкцией. Эта форма имеет графу, в которой необходимо указать, от кого получен бланк трудовой книжки.

Поскольку работодатель вправе приобретать бланки трудовой книжки только на основании договора, заключенного с изготовителями или распространителями, получение бланка трудовой книжки от работника и указание в приходно-расходной книге по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, что бланк трудовой книжки получен от работника, будет являться нарушением трудового законодательства. Кроме того, велика вероятность того, что приобретенный работником бланк трудовой книжки является поддельным.

Таким образом, мы полагаем, что работодатель не вправе вносить сведения в новую трудовую книжку, бланк которой предоставил сам работник.

Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ

Ответ прошел контроль качества

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.

Вкладыш в трудовую книжку

Юлия, просто гражданин не сможет обратиться в Госзнак. Трудовые книжки и вкладыши должна закупать организация. Люди сталкивались с такой проблемой: некогда они купили трудовую в киоске. Надо заметить, что каждому календарному году соответствует серия и номер. В ларьках они обычно просрочены. Спустя годы люди обращались в МИД для оформления паспорта. И их трудовые были признаны недействительными. Срочно приходилось оформлять дубликаты.

Юлия . Где купить вкладыш? и кто должен его покупать — кадровик или работник, у которого закончилась трудовая книжка?

ТОЛЬКО РАБОТОДАТЕЛЬ ВАМ ВЫДАЕТ ВКЛАДЫШ В ТРУДОВУЮ КНИЖКУ. ВКЛАДЫШИ ПОКУПАЕТ РАБОТОДАТЕЛЬ В ОПРЕДЕЛЕННЫХ ОРГАНИЗАЦИЯХ ПОД ОТЧЕТ. НИКАКИХ СОЮЗПЕЧАТЕЙ.

Сама покупала вкладыш в магазине канцелярии за 155 руб. так как ни один отдел кадров из двух работодателей не удосужился сделать это, хотя при приеме на работу я сама лично предлагала купить вкладыш, на что получала ответ что все сделаем. А при увольнении, единственное на что хватало у них мозгов, зачеркивать "о поощрениях" и от руки писать "о работе" — что я вляется грубейшим нарушением! И совершенно не понятно до каких пор наши работодатели будут исполнять эти самые правила и предписания? или в нашей стране только мы обязаны блюсти закон.

По договору поставки
Акт передачи НОМЕРА
Внутренний учет трудовых и вкладышей (пустых)

И правда никаких союэпечатей.

Лючия . ну это совсем сверх зачеркнуть я бы ругалась

Юлия . Покупать придется Вам.
Как проверите — где вкладыш взял сотрудник?
как будете отчитываться — у Вас есть журнал регистрации бланков трудовых книжек и вкладышей к ним? происхождение документа должно четко прослеживаться, даже если закупили бланк на одно юридическое лицо — не можете использовать для другого.
и опять же — ведение и хранение обязанность работодателя, у работника такой обязанности — принести бланк — нет
отказ в приеме на работу по причине нежелания покупать бланк — даже комментировать смешно.
"нет времени" — это не аргумент. если Вы работате в небольшой компании то время найдете. если в крупной — там заказывают канцтовары целенаправленно, нужно только список подать.

Только зарегистрированные пользователи могут отвечать в темах форума.

Читайте также: Будут ли работающие пенсионеры получать пенсию и зарплату в 2019 году

Кто должен покупать вкладыш в трудовую книжку?

Работник за время своей трудовой деятельности может сменить множество должностей и мест работы, получить немало поощрений, заносящихся в трудовую книжку. В итоге может наступить момент, когда соответствующий раздел окажется заполненным целиком. Именно тогда и возникает необходимость в дополнительном документе — вкладыше в трудовую книжку. Сам по себе он не имеет никакой юридической силы (абз. 2 п. 38 Правил ведения и хранения трудовых книжек, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225, далее — Правила), однако если вкладыш вшит в основной документ, то записи в нем ведутся так же, как и в самой трудовой (абз. 1 того же пункта Правил). Таким образом, вкладыш имеет юридическую силу только в том случае, если он вшит в трудовую книжку.

При этом на практике, когда свободное место в разделе подходит к концу, а запись делать работнику все-таки надо, нередко возникает вопрос: кто и за чей счет должен приобретать вкладыш? Особенно актуален этот вопрос для начинающих ИП с небольшим оборотом или маленьких предприятий.

Ответ на этот вопрос дает п. 46 Правил, согласно которому бланки трудовых книжек и вкладышей к ним изготавливаются централизованно в порядке, предусмотренном приказом Минфина РФ от 22.12.2003 № 117н. Изготовление производит ГОЗНАК, при этом бланки имеют степени защиты от подделок. Закупка таких бланков производится на основании договоров. Договоры, в свою очередь, заключаются либо с самим объединением ГОЗНАК, либо с распространителями, которые закупают защищенные бланки. Закупленные бланки доставляются службами доставки, самим работодателем или каким-либо иным способом, не противоречащим нормам законодательства.

Таким образом, ответ однозначен: бланк вкладыша (равно как и самой трудовой книжки для тех, кто впервые начинает работать) должен приобретаться работодателем.

За чей счет приобретается бланк?

Любая купля-продажа подразумевает оплату товара — и вот здесь уже возникает другой вопрос: за чей счет должен приобретаться вкладыш в трудовую книжку. На практике по этому поводу часто возникают споры: работодатель взыскивает деньги с работника, работник же возражает.

Ответ на этот вопрос можно найти в п. 47 Правил, который гласит, что работодатель при выдаче работнику вкладыша в трудовую взыскивает с него сумму, равную расходам на приобретение бланка. Это требование закона однозначно, разногласий в толковании тут просто не может быть.

Таким образом, если для продолжения записей в трудовой книжке требуется вкладыш, то приобретает его работодатель, а все расходы полностью возмещает работник. Однако размер возмещения не может превышать стоимости бланка, который использовался для конкретного работника. Это необходимо уточнить, поскольку довольно часто бланки трудовых книжек и вкладышей приобретаются на ГОЗНАКе или у распространителей оптом, большими партиями. В этом случае требовать с работника возмещения всех расходов, которые понес работодатель по договору на покупку бланков, п. 47 Правил не позволяет.

В каких случаях бланк оплачивает работодатель?

Нельзя не сказать и о том, что из общего правила, согласно которому и трудовая книжка, и вкладыш к ней оплачиваются за счет работника, есть исключения. Все тот же п. 47 Правил указывает, что стоимость бланка оплачивается работодателем в следующих случаях:

1. Если бланк испорчен самим работодателем (п. 48 Правил). Если записи в книжке или вкладыше были сделаны с самого начала неправильно или бланк документа был необратимо испорчен и порча эта произошла по любой причине, кроме непосредственной вины работника, работодатель выдает новый бланк документа, при этом работник эти расходы не оплачивает.

Таким образом, можно сделать следующий вывод: в общем случае работник оплачивает выдачу как вкладыша. так и дубликата в случае утраты или порчи трудовой книжки (вместе с вкладышем) по его вине. Если же документ оказался утрачен в тот момент, когда он находился на хранении у работодателя, или испорчен работодателем, работник расходов не несет.

Вкладыш в трудовую книжку покупает работодатель

При оформлении на работу выяснилось, что у нового сотрудника закончилась трудовая. Нужно приобрести вкладыш в трудовую книжку. Кто должен покупать вкладыш? Кто должен оплатить эти расходы? Если за счет работника, как провести оплату? Ответы на эти вопросы – в статье.

Трудовая закончилась, вшиваем вкладыш

Трудовая книжка – это документ работника, подтверждающий его трудовой стаж. Все работодатели, как организации, так и предприниматели (частные нотариусы, адвокаты, учредившие адвокатские кабинеты) должны вести трудовые книжки своих работников, если они проработали у них больше 5 дней, и это место работы является основным (ч. 3 ст. 66 ТК РФ).

Вследствие этого трудовая книжка входит в список документов, обязательных для предъявления при трудоустройстве (ст. 65 ТК РФ). Конечно, это касается только работников для кого данное место работы не первое, и поэтому трудовая книжка у них уже есть.

На практике случается, что кадровому работнику нужно внести новую запись в трудовую, а места для этого недостаточно: закончилась трудовая книжка. Кто должен покупать вкладыш?
Так как ведением трудовых по закону занимаются работодатели, то именно кадровики предприятия должны озаботиться тем, чтобы приобрести и вшить такой вкладыш в трудовую книжку работника (п. 44, 46 Правил, утв. постановлением правительства РФ от 16.04.2003 № 225).

Казалось бы, почему не использовать другие разделы трудовой? Ведь в них может остаться место, которого хватит для последующих записей. Но так делать нельзя. На случай, если места для новой записи не осталось, предусмотрены вкладыши в трудовую книжку (п. 38 Правил, утв. постановлением правительства РФ от 16.04.2003 № 225).

Читайте также: Можно ли написать заявление об увольнении находясь на больничном

Важно знать, что отдельно от книжки вкладыш недействителен. После подшивки он становится частью трудовой книжки, поэтому даже нумерация записей продолжается в том же порядке.

Оплата вкладыша в трудовую книжку

Итак, с вопросом, кто должен покупать вкладыш в трудовую книжку работника, мы разобрались. Теперь поговорим о том, кто оплачивает такие расходы.

По закону организация (предприниматель), снабдившие работника вкладышем в книжку, могут брать с него плату. Размер этой платы устанавливается в зависимости от затрат работодателя на приобретение вкладыша (п. 47 Правил, утв. постановлением правительства РФ от 16.04.2003 № 225).

Обычно стоимость вкладыша удерживается из зарплаты работника. Однако можно принять деньги и по приходному кассовому ордеру, или попросить работника перечислить деньги в безналичном порядке.
Добавим, что если при заполнении вкладыша в трудовую книжку допущена ошибка или вкладыш испорчен, платить за испорченный бланк работник не должен (п. 48 Правил, утв. постановлением правительства РФ от 16.04.2003 № 225).

Кто покупает вкладыш в трудовую книжку и неправильное оформление трудовой

Организация обнаружила неправильно оформленную запись в трудовой книжке сотрудника. Предыдущий работодатель оформил запись об увольнении сотрудника в разделе «Сведения о поощрениях», а ответственный в организации за ведение трудовых книжек сотрудник продолжил неправильное оформление записей, сделав запись о приеме на работу в организацию в этом же разделе.
Как правильно исправить ошибки, если требуется оформить вкладыш в трудовую книжку: первая запись во вкладыше будет о недействительности предыдущих записей? Какую дату нужно указать при оформлении вкладыша?

Порядок ведения трудовых книжек определен Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 (далее — Правила) и Инструкцией по заполнению трудовых книжек, утвержденной постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 N 69 (далее — Инструкция).
Трудовая книжка имеет разделы «Сведения о работе» и «Сведения о награждении». Уже из названия разделов следует, что они имеют разное предназначение. Если в раздел «Сведения о работе» вносятся сведения о приеме на работу, переводе на другую должность и увольнении (разделы 3, 5 Инструкции), то раздел «Сведения о награждении» предназначен для внесения сведений о награждении (поощрении) за трудовые заслуги, предусмотренные п. 24 Правил.
В соответствии с п. 38 Правил в случае если в трудовой книжке заполнены все страницы одного из разделов, в трудовую книжку вшивается вкладыш, который оформляется и ведется работодателем в том же порядке, что и трудовая книжка.
Внесение сведений о работе в раздел «Сведения о награждении» является нарушением правил оформления трудовых книжек, такие записи являются неправильными и подлежат исправлению в порядке, предусмотренном разделом III Правил.
Согласно п. 30 Правил, п. 1.2 Инструкции изменение неточных и неправильных записей в разделах трудовой книжки, содержащих сведения о работе или сведения о награждении, производится путем признания их недействительными и последующим внесением правильной записи. При этом п. 1.2 Инструкции урегулирован порядок исправления неточной, неправильной записи только для тех ситуаций, когда такая запись изначально была внесена в надлежащий раздел трудовой книжки.
По нашему мнению, указанный порядок исправления неточной, неправильной записи следует применять по аналогии и в том случае, когда правильная по своему содержанию запись была внесена в ненадлежащий раздел трудовой книжки. Такого же мнения придерживаются и другие специалисты (см. например, ответ Г. Порваткина на вопрос: «В трудовой книжке ошибочно сделана запись о приеме и переводе работника на странице «Сведения о награждении». Как быть?», «Финансовая газета. Региональный выпуск», N 19, май 2008 г.).
В соответствии с п. 27 Правил в случае выявления неправильной или неточной записи в трудовой книжке исправление ее производится по месту работы, где была внесена соответствующая запись, либо работодателем по новому месту работы на основании официального документа работодателя, допустившего ошибку. Работодатель обязан в этом случае оказать работнику при его обращении необходимую помощь.
Если организация, которая произвела неправильную или неточную запись, реорганизована, исправление производится ее правопреемником, а в случае ликвидации организации — работодателем по новому месту работы на основании соответствующего документа (п. 28 Правил ведения трудовых книжек).
Таким образом, организация должна внести в трудовую книжку работника необходимые изменения в отношении внесенных ею записей, оказать работнику необходимую помощь для исправления записей по предыдущему месту работы, а при представлении соответствующих документов — сама изменить записи, внесенные прежним работодателем.
Как следует из п. 1.2 Инструкции, в рассматриваемом случае в разделе «Сведения о награждении» следует указать последующий порядковый номер, дату внесения записи, в графе 3 сделать запись: «Запись за номером таким-то недействительна».
В раздел «Сведения о работе» оформленного вкладыша в трудовую книжку по правилам п. 1.2, раздела 3 Инструкции следует внести те сведения о работе, которые содержались в разделе «Сведения о награждении» и были признаны недействительными.
Поскольку в рассматриваемом случае первоначальную неправильную запись в раздел «Сведения о награждении» внес предыдущий работодатель, организации следует предложить работнику обратиться к нему для внесения необходимых исправлений в трудовую книжку и оформления вкладыша в трудовую книжку. При этом в трудовой книжке предыдущий работодатель должен поставить штамп с надписью «Выдан вкладыш» и указывается серия и номер вкладыша. Что касается заполнения строки «дата заполнения» на титульном листе вкладыша в трудовую книжку, то в ней предыдущему работодателю необходимо поставить дату фактического заполнения вкладыша. Вы также можете и сами внести необходимые изменения на основании официального документа работодателя, допустившего ошибку.
Таким образом, по нашему мнению, в трудовой книжке в разделе «Сведения о награждении» необходимо сделать записи о признании записей, содержащих сведения о работе, недействительными и оформить вкладыш в трудовую книжку, куда внести только правильные записи.

Что это такое

Приложение внутри книжки значится как дополнительный форзац . В связи с тем, что в бланке формуляра страницы с ограниченным количеством, к нему присваивается вкладыш для того, чтобы продолжить запись о рабочей деятельности работника, когда бланк заканчивается.

Раньше внутри трудовой спокойно зачеркивали записи и сверху подписывали новые. Теперь такой вариант недопустим, перечёркивать строго запрещено. Также не допускается приобретать новую книжку, если прежняя уже закончилась, нет места для новой записи. Нельзя вклеивать чистые листы. Иного варианта оформления просто не бывает.

К примеру, заявление сотрудника, который уходит на пенсию, приготовлено, приказы оформлены и нужно лишь только заполнить трудовую и отдать. И вдруг выясняется, что книжка не имеет места для записи об увольнение. Предусматривая тот факт, что пенсионеру больше не понадобится документ, кадровые службы делают пометку в другом месте, чтобы не тратиться финансово на вкладыш. По нормам требуется всё равно оформлять приложение, даже если запись будет единственной.

Приложение аккуратно вшивают толстой иглой к основному документу между обложкой и последней страницей. Прикрепляют его после отметки на первом листе главного документа «Выдан вкладыш» и заполнением личных данных о сотруднике. Процедура выполняется автоматически , при несвоевременной обязанности ответственность возлагается на работодателе, за своё безразличие он получит штраф.

Кто покупает

Формуляры и приложения – это документация строгой отчётности, фиксирующая срок службы рабочего. Бланки хранить и вести обязан наниматель. По правилам приобретать формуляры обязан работодатель, хранить чистые бланки должна бухгалтерия, выдавать — отдел кадров.

В приходно-кассовой книге, которую ведёт бухгалтерия организации, фиксируются записи со всеми операциями, связанные с приобретением, расходованием новых бланков и приложений, где указаны серия, номер каждого документа, ставится штамп.

Управление кадров или иное подразделение, которые оформляют приём и увольнение сотрудника, ведут книгу учёта . В ней фиксируется движение трудовых книжек, приложений. Если работнику снова выдают документ, то операция фиксируется в книге учёта с указанием всех положенных данных.

Где и как можно купить

Приобрести трудовую книжку с вкладышем правильнее всего в организации, куда работник поступает на работу. Ни в каких иных местах приобретать бланк нельзя, иначе есть риск приобрести подделку. Только специализированные учреждения имеют право выпускать действительные бланки.

По правилам работодатель оформляет договорённость со специализированным учреждением, приобретает у них партию бланков, фиксирующейся в приходно-расходной книге с серийным номером.

При заведении вкладыша необходимо зафиксировать данный факт . Поэтому на формуляре с лицевой стороны ставят штамп «выдан вкладыш» с серийным номером. Если штампа нет, то пишут собственноручно.

Число вкладышей нигде не указывается. Если они нужны одному работнику в большом количестве, стоит учитывать наличие главного документа, иначе вкладыш станет недействительным.

Образец 1973 года выпуска.

На титульном листе обозначается серия и номер, напечатан герб СССР, надпись: «Трудовая книжка».

Образец трудовой книжки колхозника 1975 года выпуска.

Он выдавался сельским гражданам, которые состояли в колхозе.

Новый образец 2003 года.

Выдаётся сотрудникам российских компаний.

Стоимость бланка

Цену бланка говорят при покупке, а не при выдаче. Если вдруг стоимость окажется высокой, то сотрудник оплачивает расходы лишь за покупку.

Некоторые организации плату берут наличными, иной случай предусматривает удержание стоимости с зарплаты. Обязательным должно быть согласие от сотрудника на удержание . Работник обязан написать заявление главному бухгалтеру, руководителю на удержание из зарплаты суммы за стоимость вкладыша. Заявление пишут в произвольной форме .

Цена зависит от образца, если старый — 120 рублей, новый — 180 рублей. За бланк не взимают стоимость только в случае его порчи сотрудником отдела кадров.

Если гражданин потерял свою трудовую книжку, расстраиваться не нужно. Стоит ему пройтись по тем организациям, где он ранее работал, и попросить снова сделать записи уже в новом документе. Таким образом восстанавливают рабочий стаж.

В случае нехватки времени и большого количества записей нанимают специалиста. За каждую организацию, куда ему придётся ехать за восстановлением записи о трудовой деятельности, придется заплатить от 500 до 1500 рублей. Год выпуска тоже влияет на стоимость.

Нормативная база

Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 №69 используются трудовые книжки нового образца. Если же применяются старого образца, то они имеют одинаковую силу. Учитываются образцы и 1973 года. Их также нужно принимать и заполнять.

При необходимости изменения вносят на титульном листе . Образец трудовой книжки колхозника для дальнейшего заполнения в ней записи не подлежит, она может служить лишь для подсчёта страхового стажа работника. По этой причине бывшему колхознику должны оформить и выдать новый документ при поступлении на работу в организацию другой формы собственности.

Дополнительная информация — ниже.