Многие компании при поиске сотрудников на вакантные должности прибегают к услугам организаций, специализирующихся на подборе персонала. Причем такой вариант предпочитают даже те организации, у которых есть своя кадровая служба. Давайте посмотрим, какие налоговые риски могут возникнуть при совершении такой хозяйственной операции.

В гл. 25 "Налог на прибыль организаций" НК РФ есть специальная норма, которая прямо позволяет учесть затраты по набору работников (включая услуги специализированных организаций по подбору персонала) в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией. Это пп. 8 п. 1 ст. 264 НК РФ. Из содержания данной нормы следует, что в расходы по набору работников могут включаться затраты по поиску и подбору персонала, соответствующего требованиям работодателя, в том числе оплата услуг кадровых агентств и иных специализированных организаций, оплата рекламы в СМИ или иным образом, касающейся вакансий и иных аналогичных расходов, связанных именно с поиском работников (Постановление АС Московского округа от 27.10.2014 N Ф05-12749/14 по делу N А40-119798/13-107-447).
Казалось бы, никаких проблем с отражением при расчете налога на прибыль услуг кадровых агентств и других расходов, связанных с подбором персонала, возникнуть не должно. Но в жизни не все так радужно.

Оплачиваем услуги кадрового агентства при наличии отдела кадров

По общему правилу для целей налогообложения прибыли расходами признаются затраты организации, если они экономически обоснованны (п. 1 ст. 252 НК РФ). Со сложностями обоснования расходов на услуги сторонних организаций по подбору персонала могут столкнуться компании, у которых имеется своя кадровая служба.
В Письме от 06.12.2006 N 03-03-04/2/257 специалисты Минфина России пришли к выводу, что при расчете налога на прибыль можно учесть услуги сторонних организаций по подбору персонала только в том случае, если они не дублируют обязанностей, установленных для собственного соответствующего подразделения организации. Правда, в нем рассматривался вопрос о правомерности учета расходов на услуги юридических фирм. Но данный подход можно спроецировать и на нашу ситуацию.
Отметим, что чуть позже (в 2008 г.) финансисты вновь вернулись к вопросу экономического обоснования юридических услуг при условии, что в компании имеются свои юристы. Но от четкого ответа в этот раз они ушли, отделавшись лишь ссылкой на правовую позицию Конституционного Суда РФ об экономической оправданности расходов, данную в Определении от 04.06.2007 N 320-О-П. Согласно ей положения ст. 252 НК РФ не допускают их произвольного толкования, поскольку требуют установления объективной связи понесенных налогоплательщиком расходов с направленностью его деятельности на получение прибыли, причем бремя доказывания необоснованности расходов налогоплательщика возлагается на налоговые органы.

Судебная практика

Большинство судов, включая Президиум ВАС РФ, считают, что компания вправе учитывать расходы на оплату услуг сторонних организаций несмотря на то, что у нее есть собственные подразделения с аналогичными функциями. Так, Президиум ВАС РФ, рассматривая спор о правомерности отражения расходов на юридические услуги, указал, что у инспекции и судов отсутствуют правовые основания для признания расходов на юридические услуги экономически не обоснованными по тому основанию, что в его структуре имеется юридическая служба, выполняющая аналогичные функции. Поскольку компания подтвердила факт и размер произведенных расходов, возлагать на нее дополнительно бремя доказывания разумности указанных затрат суды правовых оснований не имеют (Постановление от 18.03.2008 N 14616/07).
Аналогичные выводы содержатся в Постановлениях ФАС Московского округа от 03.04.2012 N А40-23728/08-108-75, Северо-Кавказского округа от 28.09.2012 N А32-36378/2011, Уральского округа от 23.12.2011 N А07-4203/11, Центрального округа от 26.06.2009 N А35-991/08-С21, Поволжского округа от 30.04.2009 N А12-17953/2008, Волго-Вятского округа от 22.05.2006 N А82-8772/2005-37 и др.
Как видите, приведенные выше выводы вполне можно использовать и в защиту позиции о правомерности учета расходов на подбор персонала при наличии в организации собственной кадровой службы.
Отметим, что в судебной практике рассматривались и споры о возможности учета расходов непосредственно на подбор персонала. Примером может служить Постановление ФАС Московского округа от 19.08.2009 N А40-93568/08-87-466. В этом деле налоговики хотели признать необоснованными расходы по договорам оказания услуг с кадровыми агентствами из-за того, что внутренняя структура организации предусматривала наличие отдела кадров, в функции и обязанности которого входили подбор кандидатур на замещение вакантных должностей, а также обеспечение целесообразного использования сотрудников. Но суды не поддержали налоговиков.
Арбитры согласились с аргументацией налогоплательщика, заключавшейся в следующем. Наем сотрудников необходимой квалификации - это неотъемлемое условие осуществления им деятельности, направленной на получение дохода, и использование услуг по подбору персонала сторонних организаций являлось вынужденной мерой в связи с большим объемом работы по набору персонала. Поэтому такие расходы нельзя считать экономически не оправданными.
Но в арбитражной практике есть дела, в которых арбитры поддержали налоговиков. Например, принимая решение в пользу налоговых органов, ФАС Поволжского округа в Постановлении от 04.10.2012 N А65-21503/2011 указал следующее. Расходы могут рассматриваться как экономически обоснованные, если функции, выполняемые по гражданско-правовому договору, не дублируют обязанности штатного подразделения или обязанности контрагентов, с которыми ранее заключены договоры. В этом деле у компании при наличии собственного подразделения, выполняющего ту же работу, был заключен еще и схожий договор.

Как избежать споров

На наш взгляд, компания может заранее обезопасить себя от возникновения претензий со стороны налоговых органов. Отметим, что говорить о дублировании функций сотрудников отдела кадров с услугами кадрового агентства можно только в том случае, если в должностной инструкции таких работников прописана обязанность по подбору персонала. Если такая обязанность предусмотрена, но на деле кадровики этим не занимаются, лучше функцию по поиску новых сотрудников исключить из их должностных инструкций. В этом случае риск возникновения спора с налоговиками существенно снижается.
Может оказаться так, что урезать функционал кадровиков нет возможности. Тогда необходимо запастись доводами о целесообразности заключения договора оказания услуг по поиску персонала. Приведем некоторые аргументы:
- замещение вакантной должности происходит в максимально быстрые сроки, так как агентство располагает своей базой данных соискателей;
- агентство оказывает комплексный подход к подбору персонала - от предварительного аудита вакансии и подбора максимально подходящих кандидатов до рекомендаций в выборе финального кандидата и оценки новых сотрудников;
- агентство проверяет соответствие опыта в резюме и записей в трудовой книжке соискателей, что гарантирует заключение трудового договора с профессионалами.
При таком развитии событий налоговикам будет тяжело доказать, что услуги фирмы по подбору персонала экономически не обоснованны.

Услуги кадрового агентства оплачены, результата нет

Заключая договор с кадровым агентством на оказание услуг по подбору персонала, компания не может гарантировать успешность сделки. Вполне может оказаться, что по истечении срока действия договора исполнитель не выполнит поставленные перед ним задачи, то есть компания не укомплектует штат недостающими сотрудниками. Можно ли в такой ситуации учесть расходы по набору персонала для целей налогообложения прибыли?
При решении этого вопроса компании опять придется столкнуться с проблемой оправданности произведенных расходов. Расскажем подробнее.
Позиция Минфина России по данному вопросу изложена в Письмах от 04.09.2008 N 03-03-06/1/504 и от 01.06.2006 N 03-03-04/1/497.
Финансисты считают, что в случае, если услуги специализированных организаций по подбору персонала не привели к положительному результату (то есть организация не набрала новых работников), расходы на такие услуги не могут учитываться в расходах при расчете налога на прибыль. Этот вывод распространяется и на оплату услуг кадрового агентства по подбору кандидатур, не подошедших организации. Аргумент: не выполняются требования ст. 252 НК РФ об экономической обоснованности расходов.
Аналогичной позиции придерживаются и налоговые органы (Письмо УФНС России по г. Москве от 22.03.2005 N 20-12/19398).

Судебная практика

Как показывает анализ арбитражной практики, суды в этом вопросе на стороне налогоплательщиков. В Постановлении ФАС Московского округа от 13.03.2009 N А40-32344/08-75-75 был рассмотрен следующий спор.
Компания заключила с кадровым агентством договор на оказание услуг по подбору персонала. По его условиям он считался выполненным полностью только после того, как заказчик примет решение о найме одного или нескольких кандидатов из числа представленных исполнителем. Но в итоге оказалось, что по окончании срока действия договора никто из представленных кандидатов не был принят на работу. Организация стоимость услуг по такому договору учла при расчете налога на прибыль в составе расходов. Налоговики решили, что на это у нее не было права, так как договор в данном случае нельзя считать полностью исполненным.
Суды, принимая решение в пользу организации, указали следующее. Обоснованность расходов на оплату услуг по подбору персонала определяет не конечный результат таких услуг, например наем работников, а сам факт их оказания, то есть реальная деятельность исполнителя, направленная на поиск, отбор и предоставление соискателей на должность. Кадровое агентство выполнило услуги - заявителю были предоставлены внешние кандидаты, которые прошли собеседование со специалистами организации-заказчика. Поэтому компания имела полное право на учет таких расходов.
А в Постановлении все того же ФАС Московского округа от 09.11.2007 N А40-38224/06-140-265 судьи отметили, что Налоговый кодекс не содержит дополнительных условий, согласно которым предложенные специализированной организацией сотрудники должны были быть приняты организацией на работу. Аналогичный вывод сделали арбитры в Постановлении ФАС Поволжского округа от 22.05.2007 N А55-29883/05-53.
В пользу налоговиков нам удалось найти только одно дело, и то в нем такое решение было принято из-за того, что из первичных документов следовало, что в период осуществления расходов на подбор персонала вакантная должность уже была занята (Постановление ФАС Северо-Западного округа от 13.04.2007 N А56-4088/2006).

Как избежать споров

В данном случае, чтобы не попасть под прицел налоговиков, организации на стадии заключения договора с кадровым агентством необходимо досконально проработать и зафиксировать условия договора.
Во-первых, не надо прописывать в договоре, что он считается исполненным только в случае заключения с кандидатом на вакантную должность трудового договора. В противном случае претензий проверяющих вряд ли удастся избежать.
Во-вторых, рекомендуем оплату по такому договору разбить на две части. Первая будет взиматься непосредственно за подбор персонала, а вторая будет перечисляться исполнителю только после того, как трудовой договор с предоставленным кадровым агентством кандидатом будет фактически заключен.
В-третьих, можно заключить с кадровым агентством договор не на подбор персонала, а на оказание консультационных услуг. В этом случае расходы будут учитываться по пп. 15 п. 1 ст. 264 НК РФ. И в этом случае факт заключения с предоставленными агентством соискателями трудового договора не будет иметь никакого значения. Отметим, что правомерность такого варианта подтверждена арбитражной практикой (Постановление ФАС Московского округа от 06.09.2005, 30.08.2005 N КА-А40/7275-05-1,2).

Работник не прошел испытательный срок

Смоделируем ситуацию: предположим, компания заключила с кандидатом, которого предложило кадровое агентство, трудовой договор. Услуги агентства были полностью оплачены и отнесены на расходы, а НДС, приходящийся на их стоимость, организация приняла к вычету.
Однако новый сотрудник не прошел испытательный срок и был уволен. Обычно в таких случаях кадровые агентства возвращают свое вознаграждение (кстати, на этот момент нужно обратить особое внимание при заключении договора на оказание услуг по подбору персонала).
Сумму возвращенного вознаграждения нужно включить в состав внереализационных расходов на основании ст. 250 НК РФ. А что делать с НДС? Нужно ли восстанавливать ранее принятый к вычету налог?
К сожалению, нам не удалось найти разъяснений контролирующих органов и судебной практики по данному вопросу.
На наш взгляд, при возврате кадровым агентством оплаты в связи с тем, что принятый на работу соискатель не прошел испытательный срок, организация-заказчик должна восстановить ранее принятый к вычету НДС. Объясняется это следующим образом.
Если в договоре с кадровым агентством предусмотрено условие о возврате вознаграждения, до тех пор, пока не будет ясно, прошел соискатель испытательный срок или нет, договор не будет считаться оконченным, а услуга оказанной. Следовательно, полученные исполнителем суммы нужно расценивать как аванс в счет предстоящего оказания услуг.
По общему правилу НДС может быть принят к вычету, только если приобретенные услуги используются в облагаемых НДС операциях (п. 2 ст. 171 НК РФ). Случаи, когда ранее правомерно принятые к вычету суммы НДС должны быть восстановлены, перечислены в п. 3 ст. 170 НК РФ. Согласно пп. 3 этой нормы восстановление НДС производится покупателем в том налоговом периоде, в котором произошли изменение условий либо расторжение соответствующего договора и возврат соответствующих сумм оплаты, частичной оплаты, полученных налогоплательщиком в счет предстоящего оказания услуг. Раз аванс возвращается, то заказчик должен восстановить ранее принятый по нему НДС к вычету.

Расходы на проезд соискателя вакансии до места проведения собеседования

В некоторых случаях работодатель, собираясь нанять работника, проживающего в другом регионе, оплачивает стоимость проезда соискателя вакансии к месту работы на собеседование и включает такие расходы в состав расходов по набору работников.
Как показывает практика, налоговики такие расходы не признают и суды с ними соглашаются. В качестве примера можно привести Постановление АС Московского округа от 27.10.2014 N Ф05-12749/14 по делу N А40-119798/13-107-447.
Отказывая в удовлетворении заявленных требований по данному эпизоду, суды первой и апелляционной инстанций пришли к выводу о том, что положения пп. 8 п. 1 ст. 264 НК РФ не предоставляют право включать в состав расходов по набору работников стоимость проезда работника, устраивающегося на работу, к месту работы на собеседование. Суд кассационной инстанции согласился с таким выводом судов.
Так, суды, исследовав и оценив представленные в материалы дела доказательства, пришли к выводу о том, что расходы на компенсацию затрат физического лица, не являющегося работником организации, на его проезд от места жительства (в данном случае г. Пенза) к месту проведения собеседования (г. Москва) до даты его приема на работу являются экономически необоснованными и не предусмотренными налоговым и трудовым законодательством, в связи с чем расценены судами как плата за проезд работника исключительно для подписания трудового договора, что с учетом его фактической работы по месту жительства (г. Пенза) является необоснованным. Иная оценка установленных судами обстоятельств и иное толкование норм права не свидетельствуют о судебной ошибке. При этом кассация обратила внимание на то, что доказательств направления будущему работнику предложения об устройстве на работу, вызове его на собеседование именно в день прибытия в г. Москву и проведения собеседования в указанный день судам не представлено. Исходя из этого можно предположить, что если бы компания представила необходимые документы, судебное решение было бы иным.

Оплата консультационных услуг по проведению оценки личных и деловых качеств работников

На основании пп. 8 и 15 п. 1 ст. 264 НК РФ налогоплательщик вправе отнести к расходам по набору работников консультационные и иные аналогичные услуги. При этом перечень расходов на консультационные услуги является открытым и ограничен только общими критериями оценки таких расходов, установленными в ст. 252 НК РФ.
Обратимся к Постановлению ФАС Московского округа от 09.06.2011 N КА-А40/5329-11-2 по делу N А40-81531/10-107-408. В этом деле налогоплательщик оспаривал решение ИФНС, в котором налоговики не признали затраты общества на оплату консультационных услуг по проведению оценки личных и деловых качеств работников руководящего звена на предмет соответствия требованиям, предъявляемым к руководителям высшего и среднего звена, с последующей выработкой рекомендации.
Суд кассационной инстанции согласился с правотой налогоплательщика, поскольку в материалы дела представлены подробные индивидуальные отчеты в отношении каждого проверяемого работника, а также штатное расписание, подтверждающее, что проверка проводилась именно в отношении руководящих работников налогоплательщика.
Признавая решение инспекции незаконным, суды пришли к правильному выводу о недоказанности инспекцией нереальности оказанных консультационных услуг, недостоверности первичных документов их подтверждающих (актов, отчетов, договоров, счетов-фактур), и учли показания генерального директора компании - контрагента налогоплательщика, который не отрицал заключение с налогоплательщиком договора и оказание ему консультационных услуг.

Внимание на документы

Как известно, одного экономического обоснования расходов для учета для целей налогообложения прибыли недостаточно. Расходы должны быть документально подтверждены.
По мнению УФНС России по г. Москве, выраженному в Письме от 19.07.2012 N 16-15/064754@, документом, подтверждающим выполнение обязательств, предусмотренных договором с кадровым агентством, являются акт оказания услуг по предоставлению персонала, заявки с указанием количества и квалификации запрашиваемых работников.
На наш взгляд, чтобы обезопасить себя от возможных конфликтных ситуаций с налоговыми органами, компании лучше сохранять резюме и анкеты предложенных кадровым агентством соискателей, а также документально фиксировать причины отказа в их трудоустройстве.

Форма справки 2-НДФЛ утверждена приказом ФНС России от 17.11.2010 № ММВ-7-3/611.

В данном случае исчисляет, перечисляет в бюджет и отчитывается непосредственно физическое лицо — получатель дохода (подп. 4 п. 1 ст. 228 НК РФ). Декларация подается им по месту жительства по форме 3-НДФЛ (п. 3 ст. 228 НК РФ). Налог перечисляется не позднее 15 июля года следующего за отчетным (п. 4 ст. 228 НК РФ).

Иная точка зрения

Однако многие суды считают этот вопрос спорным. Арбитры придерживаются мнения, что оплата проезда и проживания кандидатов на собеседование не облагается НДФЛ, причем независимо от того, будет ли кандидат принят на работу или нет. Они аргументируют это тем, что если кандидат будет принят на работу, то расходы, произведенные на проезд и проживание, будут связаны с исполнением трудовых обязанностей, а следовательно, освобождены от уплаты налога согласно пункту 3 статьи 217 Налогового кодекса РФ. В случае, если кандидат не получил вакантное место, никакой экономической он не получает. В этом случае, арбитры считают, что расходы произведены исключительно в целях организации, а потому облагаемого дохода не возникает (постановление ФАС Северо-Западного округа от 17.08.2012 № А56-35143/2011).

Минфин же и раньше придерживался мнения о том, что оплата проезда и проживания кандидата в месте собеседования облагается НДФЛ (письмо от 06.08.2010 № 03-04-06/6-170). В письме ссылались на пункт 1 статьи 210 Налогового кодекса РФ, который предписывает учитывать в налоговой базе по НДФЛ все доходы налогоплательщика, полученные им как в денежной, так и в натуральной формах, а также доходы, право на распоряжение которых у него не возникло. Оплата, по мнению Минфина, услуг проезда и проживания производится в интересах кандидата и признается его доходом, полученным в натуральной форме. Следовательно, Минфин признал, что такие компенсации стоимости проезда и проживания кандидата в месте собеседования являются облагаемым доходом.

Подводя итог, скажем, что позиция Минфина понятна и обоснована. Если кандидаты оплачивают проезд на собеседование, а компания потом возмещает расходы, то с них понадобится удержать НДФЛ. А если компания оплачивает билеты соискателей и не выплачивает никаких денег, надо сообщить о невозможности удержать НДФЛ в налоговую инспекцию.

Консультант по налогам Ю.В. Голубева, для журнала «Нормативные акты для бухгалтера»

В соответствии с заключенным договором организация осуществляет для заказчика подбор персонала. Организация-исполнитель компенсирует стоимость проезда, проживания и питания участников собеседования (соискателей) в месте проведения собеседования. Сумму затрат исполнитель предъявляет заказчику для возмещения.
Является ли сумма, компенсируемая исполнителем соискателям, доходом, полученным данными лицами в натуральной форме? Должна ли сумма компенсации облагаться НДФЛ и страховыми взносами?

НДФЛ

Перечень доходов, относящихся к доходам от источников в РФ, приведен в НК РФ, а перечень доходов, относящихся к доходам от источников за пределами РФ, - в НК РФ. Эти перечни не являются исчерпывающими и включают также иные доходы, получаемые налогоплательщиком в результате осуществления им деятельности в РФ и за пределами РФ соответственно ( , НК РФ).

При решении вопроса о возможности отнести те или иные выплаты физическому лицу к налоговой базе по НДФЛ следует руководствоваться общим определением понятия "доход" для целей налогообложения, приведенным в НК РФ. Согласно этой норме доходом признается экономическая выгода в денежной или натуральной форме, учитываемая в случае возможности ее оценки и в той мере, в которой такую выгоду можно оценить, и определяемая, в частности, в соответствии с главой "Налог на доходы физических лиц" НК РФ.

По мнению Минфина России, оплата (возмещение) организацией стоимости проезда и проживания участников собеседования в месте проведения собеседования является доходом, полученным данными лицами в натуральной форме, так как такие собеседования проводятся, в том числе, и в интересах лиц, претендующих на поступление на работу (смотрите, например, Минфина России от 28.10.2010 N 03-03-06/1/669, от 19.08.2010 N , от 06.08.2010 N ).

При этом если оплату (возмещение) расходов кандидатов на участие в собеседовании производит организация, оказывающая услуги по поиску и подбору персонала, то именно на ней лежат обязанности налогового агента по исчислению, удержанию и перечислению НДФЛ в бюджетную систему ( Минфина России от 19.08.2010 N 03-03-06/1/562, от 08.02.2007 N ).

Судебная практика по ситуациям, аналогичным рассматриваемой, не многочисленна. Вместе с тем в своих решениях суды отмечают, что расходы на оплату проезда на собеседование физических лиц их проживание производятся в интересах организации, поэтому у физических лиц - потенциальных сотрудников не возникает дохода, подлежащего обложению НДФЛ (смотрите, например, Тринадцатого арбитражного апелляционного суда от 05.04.2012 N 13АП-3084/12, ФАС Северо-Западного округа от 17.08.2012 N ).

Таким образом, вопрос о возникновении дохода у кандидатов на должность в случае возмещения им расходов, связанных с их участием в собеседованиях, является спорным. Поэтому в случае принятия организацией решения о неначислении НДФЛ в рассматриваемой ситуации свою позицию ей, скорее всего, придется отстаивать в суде.

Если же организация не готова к спорам с налоговым органом, то ей следует исчислить, удержать у физического лица, приглашенного на собеседование, сумму НДФЛ с дохода, полученного в натуральной форме, и перечислить ее в бюджетную систему РФ ( , НК РФ). При этом организации необходимо помнить, что уплата налога за счет средств налоговых агентов не допускается ( НК РФ).

Страховые взносы

В соответствии с Федерального закона от 24.07.2009 N 212-ФЗ "О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования" объектом обложения страховыми взносами признаются выплаты и иные вознаграждения, начисляемые плательщиками страховых взносов в пользу физических лиц в рамках трудовых отношений и гражданско-правовых договоров, предметом которых является выполнение работ, оказание услуг, по договорам авторского заказа, в пользу авторов произведений по договорам об отчуждении исключительного права на произведения науки, литературы, искусства, издательским лицензионным договорам, лицензионным договорам о предоставлении права использования произведения науки, литературы, искусства, в том числе вознаграждения, начисляемые организациями по управлению правами на коллективной основе в пользу авторов произведений по договорам, заключенным с пользователями.

Согласно Федерального закона от 24.07.1998 N 125-ФЗ "Об обязательном социальном страховании от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний" объектом обложения страховыми взносами на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний признаются выплаты и иные вознаграждения, выплачиваемые страхователями в пользу застрахованных в рамках трудовых отношений и гражданско-правовых договоров, если в соответствии с гражданско-правовым договором страхователь обязан уплачивать страховщику страховые взносы.

Поскольку кандидат, которому возмещаются расходы на участие в собеседовании, не состоит в трудовых или гражданско-правовых отношениях с организацией, то объекта обложения страховыми взносами, а также страховыми взносами на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний не возникает.

Косвенно наша позиция подтверждается Минздравсоцразвития России в пп. 2.2 п. 2 письма от 05.08.2010 N 2519-19, в котором ведомство применительно к оплате организацией обучения в рамках ученического договора, который не является трудовым договором или гражданско-правовым договором на выполнение работ, оказание услуг, отметило, что указанная оплата не облагается страховыми взносами.

Оплата проезда, предоставляемая по законодательству РФ отдельным категориям работников, не облагаемая страховыми взносами.

Ответ подготовил:

Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ

Хмелькова Елена

Контроль качества ответа:

Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ

аудитор, член МоАП Мельникова Елена

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.

Пожалуйста поясните какими проводками оформить удержание НДФЛ:у нас проводки:Дт 60,02 Кт 51 - приобретен авиабилет по безналичному расчетуДт 91,02 (или 76) Кт 60,01 - оприходован акт оказания услуг.Какими проводками оформить НДФЛ.Так же поясните пожалуйста другую ситуацию. Например: предприятие оплатило проезд соискателю иностранцу. Впоследствии (по истечении какого-то времени например месяца 3-6) при получении рабочей визы соискатель принят на работу и возместил стоимость оплаченного проезда. (либо внес в кассу, либо удержанием из з/пл). Возникают ли в такой ситуации у предприятия какие-либо обязательства по налогам? И может ли при проверке налоговая инспекция предъявить претензии на предмет, что возмещена оплата проезда не сразу а по истечении какого-либо времени? Какими документами необходимо оформить во избежание претензий налогового органа.

Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах Системы Главбух

1. Статья: Минфин России против учета расходов на поиск персонала, если нужного специалиста не нашли

Если компания компенсирует кандидату стоимость проезда к месту проведения собеседования, с этой суммы она обязана удержать НДФЛ

Минфин России убежден, что в случае компенсации или оплаты потенциальным работодателем стоимости проезда и проживания соискателя у последнего образуется доход, облагаемый НДФЛ (письма от 28.10.10 № 03-03-06/1/669 , от 19.08.10 № 03-03-06/1/562 и от 06.08.10 № 03-04-06/6-170). Ведь хотя кандидат и приезжал на собеседование в головной офис по инициативе организации, он при этом преследовал еще и собственные цели, поскольку стремился устроиться на работу* (письмо Минфина России от 06.08.10 № 03-04-06/6-170):

Целесообразно делать копии с паспортов всех кандидатов, которым организация оплачивает проезд и проживание в месте проведения собеседования

« Ссылка на то, что приглашение на собеседование осуществляется исключительно в интересах организации, является необоснованной, поскольку такое собеседование проводится и в интересах физического лица, претендующего на поступление на работу в данную организацию».

Такой доход считается полученным соискателем в натуральной форме (подп. 1 п. 2 ст. 211 НК РФ). Тем не менее компания обязана определить сумму этого дохода, рассчитать с нее НДФЛ, удержать налог и перечислить его в бюджет* (п. , и ст. 226 НК РФ). У нее не возникнет с этим сложностей, если речь идет о возмещении кандидату понесенных им расходов. Соответствующую сумму налога организация удержит при выплате ему денежной компенсации.

Если компания не возмещает расходы, а самостоятельно приобретает для соискателя билеты или оплачивает его проживание в гостинице, она сможет удержать НДФЛ только у того кандидата, которого в итоге примет на работу. И то только при выплате ему зарплаты и, возможно, не всю сумму исчисленного налога сразу.

У соискателей, не прошедших собеседование, удержать налог, скорее всего, не получится. В этом случае необходимо будет сообщить в инспекцию и самому кандидату о том, что НДФЛ не был удержан, и указать сумму налога* (п. 5 ст. 226 НК РФ). Сделать это нужно не позднее 31 января года, следующего за тем годом, в котором организация оплатила его расходы на проезд и проживание. Чтобы оформить такое сообщение (оно составляется по форме 2-НДФЛ), понадобятся ФИО соискателя, его дата рождения, паспортные данные, адрес места жительства и ИНН (при наличии). Поэтому целесообразно делать копии с паспортов всех кандидатов, которым компания оплачивает или компенсирует стоимость проезда и проживания.

Елена Вайтман ,

эксперт журнала «Российский налоговый курьер»

2. Статья: Соискатель приехал на собеседование из другого города

Начальник кадровой службы намерен пригласить на собеседование соискателя работы из другой местности. Бухгалтеру важно представлять, кто финансирует эту поездку, как оформить документы, какие налоги и взносы заплатит компания и соискатель. Ответы на эти и другие вопросы - в статье.

Трудовое законодательство не обязывает работодателя оплачивать проезд и проживание соискателя, приехавшего на собеседование из другого города. Но и запрета потратить собственные средства на эти цели, чтобы привлечь и расположить уникального специалиста, оно не содержит.

Порядок оформления приглашения на собеседование потенциального работника также не регламентирован никакими нормативными актами. Это дает возможность составить документы таким образом, чтобы минимизировать налоговую нагрузку.

НАЛОГИ И ВЗНОСЫ

Специалисты Минфина России в письмах от 30.06.2014 № 030406/31359 , от 28.10.2010 № 03-03-06/1/669 и от 19.08.2010 № 03-03-06/1/562 указывают, что расходы компании на проезд и проживание соискателя, приехавшего к месту проведения собеседования:

• - могут быть учтены при исчислении налоговой базы по налогу на прибыль , если они экономически обоснованны и документально подтверждены (п. 1 ст. 252 НК РФ);
• - являются доходом физического лица - соискателя работы, полученным в натуральной форме, облагаемым НДФЛ (п. 1 ст. 210 и подп. 1 п. 2 ст. 211 НК РФ);
• - не облагаются страховыми взносами , поскольку не являются выплатой в рамках трудовых отношений, поэтому не относятся к объекту обложения в соответствии с частью 1 статьи 7 Федерального закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ ипунктом 1 статьи 20.1 Федерального закона от 24.07.98 № 125-ФЗ.

На основании заявления и прилагаемых к нему подтверждающих документов Р.К. Фаберже выдана согласованная сумма компенсации расходов, за вычетом удержанного с нее НДФЛ, 14 094 руб. (16 200 руб. – 16 200 руб. ? 13%).

Так как соискатель пока не является сотрудником ООО «Ресурс», использовать счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» нельзя, расчеты с ним ведутся с применением счета 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами», для аналитики счета лучше создать субсчет, например субсчет 76-6 «Расчеты с соискателями».

В бухгалтерском учете сделаны следующие проводки:

ДЕБЕТ 26 КРЕДИТ 76-6 субсчет «Расчеты с соискателями»

16 200 руб. (14 000 руб. + 1100 руб. + 1000 руб. + 100 руб.) - начислена компенсация расходов Р.К. Фаберже, связанных с приездом на собеседование;

ДЕБЕТ 76-6 субсчет «Расчеты с соискателями» КРЕДИТ 68 «Расчеты по НДФЛ»

2106 руб. (16 200 руб. ? 13%) - исчислен и удержан из суммы компенсации НДФЛ;

ДЕБЕТ 68 «Расчеты по НДФЛ» КРЕДИТ 51

2106 руб. - перечислен в бюджет удержанный НДФЛ;*

ДЕБЕТ 76-6 субсчет «Расчеты с соискателями» КРЕДИТ 50

14 094 руб. (16 200 руб. – 2106 руб.) - выдана из кассы сумма компенсации расходов Р.К. Фаберже, связанных с приездом на собеседование, за вычетом удержанного НДФЛ.

ЕСЛИ КОМПАНИЯ САМА ОПЛАТИЛА ПРОЕЗД И ПРОЖИВАНИЕ СОИСКАТЕЛЯ

Если компания самостоятельно приобретает для соискателя билеты, оплачивает его проживание в гостинице, состав бухгалтерских проводок будет несколько иным, чем в нашем примере.

Проводкой ДЕБЕТ 26 КРЕДИТ 76 субсчет «Расчеты с разовыми подрядчикам» бухгалтер отразит суммы счетов, выставленных транспортной организацией и гостиницей.

Проводка ДЕБЕТ 76 «Расчеты с разовыми подрядчикам» КРЕДИТ 51 зафиксирует факт оплаты этих счетов с расчетного счета компании.

Очевидно, что в этой ситуации у компании нет никакой возможности удержать НДФЛ из дохода соискателя, полученного в натуральной форме.

В этом случае необходимо будет сообщить в налоговую инспекцию и получателю дохода о том, что НДФЛ не был удержан, и указать сумму налога (п. 5 ст. 226 НК РФ). Сделать это нужно не позднее 31 января 2015 года, оформив сообщение по форме 2-НДФЛ с признаком 2.*

О.В. Дунаева ,

эксперт журнала «Зарплата»

Нередко организации проводят мероприятия по подбору персонала во вновь открывающихся региональных отделениях. Окончательное решение о приеме кандидатов принимается после дополнительных встреч и тестирования, для чего кандидаты приглашаются в региональные центры организации. При проведении такого собеседования организация оплачивает проезд и проживание кандидата.

Организации, от которых или в результате отношений с которыми налогоплательщик получил доходы, обязаны исчислить, удержать у налогоплательщика и уплатить суммы налога. Исключением могут быть доходы, в отношении которых исчисление и уплата налога осуществляются в соответствии со статьями , и Налогового кодекса РФ (далее — Кодекс), так указанные статьи регулируются ().

Оплата организацией стоимости проезда и проживания участников собеседования в месте проведения собеседования является доходом кандидата. И этот доход облагается НДФЛ...

Справка. В Налоговом кодексе РФ сказано, что от НДФЛ могут быть освобождены суммы, связанные с проездом на работу в другую местность и возмещением командировочных расходов (). Компенсация же расходов при переезде в другую местность предусмотрена лишь в случае заключения трудового договора (). А для кандидатов эти поездки не являются переездом на работу в другую местность. Расходы, связанные с проездом и проживанием производятся в целях дальнейшего трудоустройства не сотрудника, а только соискателя рабочего места. Таким образом, оплата организацией стоимости проезда и проживания участников собеседования в месте проведения собеседования является доходом кандидата. И этот доход облагается НДФЛ в общеустановленном порядке.

Если кандидат использует ресурсы организации

Если организация оплачивает кандидату проезд и стоимость проживания, не выплачивая никаких доходов в денежной форме (например, выдает проездной билет), то у нее нет возможности удержать НДФЛ. В этом случае она обязана, не позднее одного месяца с даты окончания налогового периода, в котором произошла оплата (до 31 января следующего года), письменно сообщить налогоплательщику и налоговому органу по месту своего учета о невозможности удержать налог (п. 5 ст. 226 НК РФ). Согласно утвержденному приказу ФНС России от 16.09.2011 № ММВ-7-3/576 «О порядке предоставления в налоговый орган сведений о доходах физических лиц и сообщении о невозможности удержания налога и сумме налога на доходы физических лиц» (далее — приказ № ММВ-7-3/576), сведения должны быть предоставлены в формате справки 2-НДФЛ.

В данном случае исчисляет, перечисляет в бюджет и отчитывается непосредственно физическое лицо — получатель дохода (). Декларация подается им по месту жительства по форме 3-НДФЛ (п. 3 ст. 228 НК РФ). Налог перечисляется не позднее 15 июля года следующего за отчетным (п. 4 ст. 228 НК РФ).

Иная точка зрения

Однако многие суды считают этот вопрос спорным. Арбитры придерживаются мнения, что оплата проезда и проживания кандидатов на собеседование не облагается НДФЛ, причем независимо от того, будет ли кандидат принят на работу или нет. Они аргументируют это тем, что если кандидат будет принят на работу, то расходы, произведенные на проезд и проживание, будут связаны с исполнением трудовых обязанностей, а следовательно, освобождены от уплаты налога согласно пункту 3 статьи 217 Налогового кодекса РФ. В случае, если кандидат не получил вакантное место, никакой экономической выгоды он не получает. В этом случае, арбитры считают, что расходы произведены исключительно в целях организации, а потому облагаемого дохода не возникает (постановление ФАС Северо-Западного округа от 17.08.2012 № А56-35143/2011).

Минфин же и раньше придерживался мнения о том, что оплата проезда и проживания кандидата в месте собеседования облагается НДФЛ (письмо Минфина России от 06.08.2010 № 03-04-06/6-170). В письме финансисты ссылались на , который предписывает учитывать в налоговой базе по НДФЛ все доходы налогоплательщика, полученные им как в денежной, так и в натуральной формах, а также доходы, право на распоряжение которых у него не возникло. Оплата, по мнению Минфина, услуг проезда и проживания производится в интересах кандидата и признается его доходом, полученным в натуральной форме. Следовательно, Минфин признал, что такие компенсации стоимости проезда и проживания кандидата в месте собеседования являются облагаемым доходом.

Подводя итог, скажем, что позиция Минфина понятна и обоснована. Если кандидаты оплачивают проезд на собеседование, а компания потом возмещает расходы, то с них понадобится удержать НДФЛ. А если компания оплачивает билеты соискателей и не выплачивает никаких денег, надо сообщить о невозможности удержать НДФЛ в налоговую инспекцию.

Консультант по налогам Ю.В. Голубева , для журнала «Нормативные акты для бухгалтера»

Работа с кадрами на предприятии

Правильно составленные документы защитят от штрафных санкций со стороны проверяющих, выведут из конфликтной ситуации с работниками. С электронной книгой «Работа с кадрами на предприятии» у вас будет в полном порядке вся документация.